Vorteile von HR-Software
Jede ROI-Berechnung für HR-Software muss von der Prämisse ausgehen, dass die Vorteile der Software allen Mitarbeitern im Unternehmen zugute kommen, nicht nur den Mitarbeitern der Personalabteilung. Da HR-Software speziell dafür entwickelt wurde, die verschiedenen Prozesse zu verbessern, mit denen HR-Fachleute tagtäglich zu tun haben, können HR-Teams die größte Produktivität pro Person erzielen. Die Verwaltung von Mitarbeitern gehört jedoch zu den Aufgaben eines jeden Managers im Unternehmen. Wenn HR-Software die Aufgaben dieser Manager durch automatisierte Prozesse und einen schnelleren Zugang zu hochwertigen Informationen effizienter macht, bleibt ihnen mehr Zeit, sich auf ihre strategischen Geschäftsaufgaben zu konzentrieren.
Mit anderen Worten: Bei HR-Software geht es nicht nur um die Verwaltung der Personalabteilung, sondern darum, wie das gesamte Unternehmen alle seine Mitarbeiter verwaltet.
In den folgenden Punkten werden 5 wichtige Vorteile von HR-Software beschrieben. Sie stellen eine nützliche Methode dar, um Ihre ROI-Kalkulation für HR-Software zu durchdenken, obwohl in jedem realen Unternehmen viele von ihnen miteinander verbunden sind und/oder sich überschneiden. Letztendlich sind sie alle auf die Automatisierung zurückzuführen, die zu einer höheren Effizienz der Mitarbeiter führt.
Verbesserte Produktivität
HR-Software kann die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern, indem sie beispielsweise die Verwaltungsarbeit automatisiert, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und den Mitarbeitern einen Self-Service bietet. Sie kann auch die HR-Prozesse von Abteilung zu Abteilung standardisieren, manuelle Genehmigungsaufgaben und -zeiten reduzieren, das Engagement der Mitarbeiter erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern.
Denken Sie an den Abteilungsleiter, der viele Mitarbeiterbeurteilungen zur Jahresmitte und zum Jahresende schreiben muss. Dieser Manager kann für jede Bewertung zwei oder mehr Stunden aufwenden, wenn er mit einem leeren MS-Word-Dokument beginnt. Diese Zeit könnte jedoch auf eine halbe oder eine Stunde reduziert werden, wenn er in einem HR-System mit Bewertungsformularen arbeitet, die automatisch mit den demografischen Daten jedes Mitarbeiters, seinen individuellen Zielen und einer vom Mitarbeiter geschriebenen Selbsteinschätzung gefüllt werden. Wenn dieser Manager zufällig der Vertriebsleiter ist, kann Ihre ROI-Berechnung die verbesserte Produktivität nicht nur als Zeitersparnis, sondern auch als Potenzial zur Umsatzsteigerung darstellen.
Verbessertes Time-Off-Management
Auch wenn es in den meisten Unternehmen üblich ist, persönliche Fehlzeiten zu erfassen, ist eine genaue Abrechnung schwierig, es sei denn, es gibt eine Berichtsplattform, die aus mehr als einer Kette von E-Mails und einer Tabelle besteht. HR-Software verbessert die Verwaltung von Urlaubstagen durch die Automatisierung von Anträgen, Genehmigungen, Nachverfolgung und Berichten. HR-Software mit Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeiter ermutigt diese, frühzeitig und häufig über ihren Freizeitbedarf zu informieren. Solche HR-Selbstbedienungsfunktionen entlasten die Personalabteilung – und die Manager im gesamten Unternehmen – von der manuellen Verfolgung und Verwaltung von Urlaubsanträgen und erhöhen nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit.
Zeitersparnis
Für die Mitarbeiter der Personalabteilung können manuelle Verwaltungs- und Betriebsaufgaben so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass es oft schwerfällt, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Für Manager und Mitarbeiter, die nicht aus der Personalabteilung kommen, sind die Verwaltungsaufgaben der Personalabteilung eine Belastung in ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender. HR-Software entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilung durch Automatisierung und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und die Erstellung von Geschäftsberichten. Zu den Verwaltungsaufgaben, die durch HR-Software automatisiert werden können, gehören Personalbeschaffung, Vergütungsmanagement, Zeiterfassung, Dateneingabe und Gehaltsabrechnung.
Bessere Planung
HR-Software kann eine Fülle von Daten und Erkenntnissen liefern, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen dienen und einem Unternehmen helfen, besser zu planen. Beispiel: Personalplanung. Die Mitarbeiter sind für das Erreichen der strategischen Ziele eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, weshalb die Personalplanung zu den wichtigsten HR-Aktivitäten gehört. Die Personalplanung ermöglicht es Führungskräften, künftige Personalkosten und -zahlen zu prognostizieren und gibt ihnen die Möglichkeit, Qualifikationslücken zu ermitteln, Nachfolgepläne zu erstellen, Budgets zu entwickeln und Prioritäten bei der Personalbeschaffung zu setzen.
Verbesserte Geschäftspraktiken
Die richtige HR-Software verbessert ein Unternehmen durch die Standardisierung und Automatisierung von HR-bezogenen Geschäftspraktiken im gesamten Unternehmen. Ein Beispiel ist die Berichterstattung über die Einhaltung von Arbeitsvorschriften, die zu den wichtigsten Praktiken für jedes Unternehmen gehört. Ein HR-System mit einer integrierten Datenbank als „Single Source of Truth“ ist für die Compliance-Berichterstattung von großem Vorteil. Wenn die Hauptquelle für die Arbeitsdaten eines Unternehmens das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist, das Unternehmen aber in einer Branche tätig ist, in der für bestimmte Funktionen eine ständige Weiterbildung erforderlich ist, um ihre Qualifikationen zu erhalten (z. B. Medizin, Finanzen oder Recht), müssen die erforderlichen Berichte aus verschiedenen Datenquellen zusammengeschustert werden. Wenn man alle Gehaltsabrechnungs- und Schulungsdaten in einem HR-System hat, spart man nicht nur Zeit, sondern kann auch die Berichterstattung genauer gestalten.
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