Projektmanagement-Software ist für die Zusammenarbeit in Ihrem Team unerlässlich. Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass es über die richtigen Funktionen und Möglichkeiten verfügt, um den Anforderungen Ihres Teams gerecht zu werden.
Ein Startup, das an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, braucht eine Software, die mit dem rasanten Tempo mithalten kann. Ein kleines Unternehmen mit Kundenkontakt bevorzugt vielleicht eine All-in-One-Projektmanagement- und CRM-Lösung. Größere Unternehmen benötigen wahrscheinlich viele verschiedene Berechtigungseinstellungen und Arbeitsbereiche für alle ihre Benutzer.
Wir werden einige der Faktoren untersuchen, die jeder bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen sollte. Außerdem gehen wir auf einige spezielle Funktionen einiger Tools ein, von denen Ihr Team profitieren könnte.
Zu berücksichtigende spezielle Funktionen der Projektmanagement-Software
Ihr Unternehmen hat möglicherweise besondere Anforderungen an die Projektplanung, die über die allgemeinen Überlegungen hinausgehen. Vielleicht sieht die Projektplanung in Ihrer Branche ganz anders aus als in einem allgemeinen Unternehmenskontext. Vielleicht möchten Sie, dass Ihr Projektmanagement-Tool auch als CRM- oder Messaging-Plattform fungiert und Ihnen die Konsolidierung mehrerer Anwendungen ermöglicht.
Es gibt spezialisiertere Projektmanagement-Software, die sich direkt in den Arbeitsablauf Ihres Teams einfügen kann.
Zeiterfassung
Eine der beliebtesten Funktionen, die ein PMS bietet, ist die Möglichkeit, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen. Dies kann Ihnen helfen, Projektpläne in Zukunft effektiver zu planen, da Sie erfahren, wie lange jede Aufgabe in Echtzeit dauert. Sie können jedem Mitarbeiter ein realistisches und realisierbares Arbeitspensum und jedem Projekt einen realisierbaren Zeitrahmen zuweisen. Berichte und Analysen können Ihnen auch Wege zur Steigerung von Effizienz und Produktivität aufzeigen.
Die Zeiterfassung ist besonders praktisch, wenn sie Teil einer bestimmten Ressourcenmanagementfunktion ist. Mit diesen Funktionen können Sie Zeitblöcke für Mitarbeiter oder Auftragnehmer planen, die an bestimmten Aufgaben arbeiten. Die integrierte Zeiterfassung ist auch praktisch, wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten und abrechenbare Stunden als Teil Ihrer Kundenverträge haben. So können Sie ganz einfach nachverfolgen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe, jedes Projekt und jeden Kunden aufwenden.
Planview Projectplace ist eine Option, die eine Zeiterfassung und damit verbundene Funktionen enthält. Sie können Berichte erstellen und anhand der Zeiterfassungsdaten wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Es gibt auch iPhone- und Android-Versionen dieser Projektmanagement-App, um die Zeiterfassung zu erleichtern, wenn Sie nicht am Computer sitzen.
Kommunikation in Echtzeit
Ein gewisses Maß an Echtzeit-Zusammenarbeit ist zwar eine Kernkomponente jeder Projektmanagement-Software, aber einige gehen noch einen Schritt weiter. Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. Chats und die Zusammenarbeit an Dokumenten in der App. Software mit diesen Kommunikationsfunktionen ist ideal, wenn Sie nicht in mehrere separate Tools investieren möchten.
Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit bietet. Sie können Unterhaltungen mit Gruppen von Teammitgliedern führen oder private Nachrichten senden. Sie können sogar Gäste von außerhalb Ihres Unternehmens einladen, um an einzelnen Projekten mitzuarbeiten. Es gibt auch eine Option „Teamkollegenansicht“. Mit dieser Ansicht können Sie alle Aufgaben sehen, die einem Ihrer Teammitglieder derzeit zugewiesen sind, und sich so einen besseren Überblick über dessen Arbeitsbelastung verschaffen.
Kundenbeziehungsmanagement
Haben Sie ein kundenorientiertes Geschäft, das die Zusammenarbeit mit Kunden über Projektzyklen hinweg beinhaltet? Dann könnte es ideal sein, nach einer Projektmanagement-Software zu suchen, die auch über Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement verfügt. Dies ist ein weiterer Ansatz für eine All-in-One-Lösung, mit der Sie die Anzahl der einzelnen Anwendungen, zwischen denen Sie täglich wechseln müssen, minimieren können.
Eine Projektmanagementsoftware, die auch als CRM fungiert, ist Hubspot CRM. Hubspot CRM verfügt über alle Projekt- und Aufgabenmanagementfunktionen eines Projektmanagement-Systems. Zu den CRM-Funktionen gehören Kontakt- und E-Mail-Management, Rechnungsstellung und Marketing-Automatisierung. Mit solchen kombinierten PMS- und CRM-Tools können Sie Ihre Kunden und Ihre Projekte von derselben Plattform aus organisieren.
Branchenspezifische Software
Das richtige PMS passt in Ihren spezifischen Arbeitsablauf. Ihre Branche hat möglicherweise einen so einzigartigen Projektplanungsprozess, dass Sie eine spezielle Software benötigen.
Das Bauwesen ist ein Anwendungsfall, in dem ein branchenspezifisches PMS ideal ist. Procore ist für die Verwaltung von Bauprojekten konzipiert. Zu den Funktionen dieser Software gehören die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Kennzeichnung von Plänen sowie die gemeinsame Nutzung von Spezifikationen, Änderungsaufträgen und RFIs. Die Software verfügt auch über eine mobile App, was in einem mobilen Gewerbe wie dem Baugewerbe unabdingbar ist.
Wenn Sie sich nicht für eine branchenspezifische Projektmanagement-Software entscheiden, sollten Sie dennoch über die Bedürfnisse Ihres Teams nachdenken. Eine gute Möglichkeit, sich auf den Kauf einer PMS-Software vorzubereiten, besteht darin, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und über die von ihm wahrgenommenen Bedürfnisse zu sprechen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Einkaufsliste mit allen Funktionen, die Ihr Team benötigt, sowie deren Anliegen.
