Was ist Geschäftsprozessmanagement-Software (BPMS)?

Beim Geschäftsprozessmanagement geht es um das Erkennen, Modellieren, Analysieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. Dies unterscheidet sich vom Aufgabenmanagement, das sich auf einzelne Arbeitsabläufe konzentriert. Es unterscheidet sich auch von anderen verwandten Disziplinen wie dem Programm- und dem Projektmanagement, die sich eher auf die Managementebene von Geschäftsinitiativen konzentrieren.

Trotz der Unterscheidungen in diesen Definitionen bezieht sich Software für das Geschäftsprozessmanagement häufig auf Tools, die eine Reihe von Funktionen erfüllen, darunter:

• Projektmanagement. Projektmanagement ist eine Disziplin, die sich auf die Durchführung von Geschäftsprojekten konzentriert. Diese Projekte umfassen mehrere Geschäftsprozesse, und obwohl sich diese Disziplin technisch gesehen vom Geschäftsprozessmanagement unterscheidet, werden viele Projektmanagement-Tools in dieselbe Kategorie eingeordnet.
  
• Aufgabenmanagement. Aufgabenmanagement-Software bezieht sich auf Tools, die die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Arbeitsablaufs verwalten. Während Projektmanagement-Tools Projekte und Prozesse auf einer hohen Ebene betrachten, konzentrieren sich Aufgabenmanagement-Tools auf die einzelnen Schritte, die zum Abschluss eines Workflows oder Prozesses erforderlich sind.
  
• Modellierung von Geschäftsprozessen. Die Modellierung von Geschäftsprozessen bezieht sich auf die Abbildung von Geschäftsprozessen. Diese Art von Software wird von Geschäftsprozessmanagern und -designern verwendet. Sie konzentriert sich auf die High-Level-Gestaltung von Geschäftsprozessen und unterscheidet sich in ihrer Art von den anderen hier aufgeführten Tools. Beispiele für diese Art von Software können Flussdiagramm-Software oder BPMN-Software sein.
• Automatisierung. Automatisierungsplattformen führen Aufgaben aus, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Zu diesen Werkzeugen gehören Tools zur Automatisierung von Roboterprozessen, Tools zur Geschäftsautomatisierung, kognitive Automatisierungstools und andere.
  In der Regel umfasst die Anwendung der Geschäftsprozessmanagement-Software mehrere Schritte:
• Entwurf von Prozessen. Die Gestaltung von Prozessen kann die Neugestaltung bestehender Prozesse oder die Entwicklung neuer Prozesse von Grund auf umfassen. Bei der Neugestaltung eines bestehenden Prozesses ist es wichtig, dass Aufgaben wie Prozessabbildung und -analyse durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang sind betriebswirtschaftliche Disziplinen wie Geschäftsprozessmanagement, Geschäftsprozessdesign und Business Process Reengineering hilfreich. Diese Informationen können dann in neue Prozessentwürfe einfließen, bei denen jede Aufgabe in einem Prozess abgebildet werden muss.
  
• Prozessmodellierung. Prozessmodelle oder Prozesslandkarten sind visuelle Diagramme von Geschäftsprozessen. Dazu können Flussdiagramme, Swimlane-Diagramme, Wertstromkarten und ähnliche grafische Darstellungen gehören. Die Modellierung eines Prozesses kann Managern helfen, Zeitpläne, Ressourcenverbrauch, Arbeitskosten usw. zu verstehen.
  
• Implementierung. Sobald neue Prozesse mit der Software entworfen sind, können sie eingeführt werden. Je nach Prozess kann die Einführung auf einmal oder schrittweise erfolgen. Je umfangreicher der Prozess ist, desto wichtiger ist es, den Prozess in einer Pilotphase zu testen.
  
• Analyse. Im Laufe der Zeit werden die Manager den Prozess analysieren, um festzustellen, wie effizient und kostengünstig er ist. Diese Informationen können dann zur Verbesserung des Prozesses oder zu seiner Neugestaltung verwendet werden.
  Natürlich hängt es von der jeweiligen Situation ab, welche Art von Software zum Einsatz kommt, und auch die Art und Weise, wie die Software verwendet wird, ist davon abhängig. Im Allgemeinen folgen viele Tools jedoch einem ähnlichen Ansatz wie dem oben genannten.

Warum sollte man Software für das Geschäftsprozessmanagement einsetzen?

Der Nutzen der Software hängt von den jeweiligen Umständen ab.

Dennoch lassen sich einige Vorteile des Einsatzes von Geschäftsprozessmanagement-Software aufzählen:

• Gesteigerte Effizienz. Das Geschäftsprozessmanagement zielt darauf ab, die Prozesse zu verbessern, indem es die Fristen verkürzt, die Kosten senkt, den Ressourcenverbrauch verringert usw.
  
• Bessere Mitarbeitererfahrung. Bessere Geschäftsprozesse machen die Mitarbeiter in der Regel zufriedener. Schließlich sind die Geschäftsprozesse reibungsloser, was die Reibung in den Arbeitsabläufen verringert, die Produktivität der Mitarbeiter erhöht und das Arbeitsumfeld verbessert.
  
• Erhöhte organisatorische Agilität. Je schneller ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse umgestalten und neue einführen kann, desto einfacher ist es, organisatorische Veränderungen umzusetzen und flexibel zu bleiben. In der heutigen disruptiven, digitalen Welt kann sich diese Agilität in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.
  
• Geringere Belastung der IT-Abteilungen. Wenn Geschäftsprozessmanagement-Software zur Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen durch Tools wie No-Code-Plattformen eingesetzt wird, können IT-Mitarbeiter weniger Zeit für die Automatisierung und andere Aufgaben im Zusammenhang mit dem Geschäftsprozessmanagement aufwenden.
  
• Mehr datengesteuerte Erkenntnisse. Daten sind heute für die Arbeitsweise von Unternehmen von zentraler Bedeutung. Software für das Geschäftsprozessmanagement verwendet häufig Techniken wie Process Mining, um Daten zu sammeln, die dazu verwendet werden können, Einblicke in Prozesse zu gewinnen und diese zu verbessern. Richtig eingesetzt, können diese Daten auch auf andere Geschäftsbereiche angewendet werden.
• Die oben genannten Vorteile können sich in einer Reihe weiterer Vorteile niederschlagen, die von einem besseren Kundenerlebnis bis hin zu höheren Gewinnspannen reichen.

Weiterführende Lektüre

Um weitere Einblicke in die Software für das Geschäftsprozessmanagement zu erhalten, ist es sinnvoll, sich über folgende Themen zu informieren:

• Die Disziplinen des Geschäftsprozessmanagements, Geschäftsprozessdesign und Geschäftsprozessoptimierung
  
• Prozessabbildung
  
• Geschäftsprozessmodell und Notation
  
• Automatisierung
  
• Prozess-Mining
  
• Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen