Was ist eine ERP-Strategie?
Die ERP-Strategie ist ein Leitfaden mit Schritten, die Sie vor, während und nach der Anschaffung einer ERP-Software unternehmen sollten. Diese Schritte werden empfohlen, um die Funktionalität und letztlich die Rentabilität einer neuen ERP-Suite zu gewährleisten.
Stellen Sie sich das folgendermaßen vor: Bevor Sie eine lange Autoreise antreten, könnten Sie im Voraus planen, in welchen Städten Sie tanken können, in welchen Hotels Sie übernachten möchten und wie viel Geld Sie während der beschwerlichen Reise für Fast Food ausgeben möchten. Je mehr Sie im Voraus planen, desto größer sind Ihre Erfolgschancen und desto eher schaffen Sie es, den größten Schaukelstuhl der Welt zu sehen, bevor der Geschenkeladen schließt.
Mit der ERP-Strategie verhält es sich ähnlich: Je detaillierter Ihre Strategie und Ihre Erwartungen sind, desto größer sind Ihre Erfolgschancen. Je genauer Sie planen, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut machen und wie viel Sie für die ERP-Installation im Vergleich zu den tatsächlichen Softwarekosten ausgeben wollen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Erfolg haben werden.
Wichtige Komponenten
Eine ERP-Strategie sollte mindestens die folgenden Komponenten enthalten:
Ziele für die Implementierung
Bevor Sie Ihre ERP-Software auswählen, sollten Sie einige Implementierungsziele entwickeln, die Sie bei der Einführung erreichen möchten. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel den ROI um 50 Prozent steigern oder die Mitarbeiter mit den geringsten Leistungen in Ihrem Unternehmen ermitteln. Zusätzlich zu diesen geschäftsorientierten Zielen sollten Sie auch eine Liste von Anforderungen und Wünschen erstellen, die Ihre Softwarelösung erfüllen sollte. Diese spezifischeren prozessorientierten Funktionen sollten mit Ihren Implementierungszielen zusammenhängen. Vielleicht möchten Sie beispielsweise ein zentrales HR-System einführen, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter besser verfolgen zu können. Eine Liste mit Integrationszielen und potenziellen Softwarefunktionen ist ein wirksames Instrument, das Sie Anbietern vorlegen können, wenn Sie entscheiden, ob eine bestimmte Lösung für Sie geeignet ist.
Entwicklung des Budgets
Die Integration einer neuen Software scheitert oft an der Finanzplanung oder an deren Fehlen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Budget schon früh im Kaufprozess aufstellen, damit Sie nicht überfordert sind. Sie wollen keine Lösung mit allem Drum und Dran kaufen, die Sie sich nicht leisten können. Wenn es keine Lösungen gibt, die für Ihr aktuelles Budget erschwinglich sind, sollten Sie entweder mit der ERP-Implementierung warten oder mit Ihrem Finanzteam sprechen, um zu sehen, ob das Budget erhöht werden kann.
Geschäftsprozesse und Input von Stakeholdern
Diese Komponente erfordert Interviews und Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten. Da Sie wahrscheinlich noch nicht in allen Abteilungen Ihres Unternehmens gearbeitet haben, müssen Sie mit den entsprechenden Mitarbeitern sprechen, um mehr über ihre täglichen Aufgaben und etwaige Probleme zu erfahren, denen sie regelmäßig begegnen. Wenn es komplizierte oder manuelle Umgehungen gibt, die sie derzeit durchführen, sollten Sie sich auch diese notieren. Dieser Schritt ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre ERP-Plattform Ihren Mitarbeitern hilft und sie glücklich macht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn laut einem ERP-Experten-Online-Forum aus dem Jahr 2012 „geht es bei ERP zu 90 Prozent um Menschen, Prozesse, Kultur und Politik.“
Gewünschte Bereitstellungsmethode
Je nach Unternehmen entscheiden Sie sich für eine ERP-Software aus der Cloud oder eine Vor-Ort-Lösung. Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Sobald Sie entschieden haben, welche Installationsmethode Sie bevorzugen, müssen Sie dies den potenziellen Anbietern mitteilen. Viele ERP-Anbieter stellen auf eine Cloud-basierte Lösung um. Wenn Sie also eine Vor-Ort-Installation wünschen, müssen Sie sich vergewissern, dass dies bei Ihrem bevorzugten Anbieter möglich ist.
Schulungszuweisung und -planung
Der Kauf eines ERP-Produkts ohne angemessene Mitarbeiterschulung ist ein Rezept für ein Desaster. Eine Schulung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Software produktiv genutzt wird, und verbessert gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das Letzte, was Ihr Unternehmen gebrauchen kann, sind Mitarbeiter, die über die Probleme mit einem neuen Softwaresystem diskutieren und mit den Entscheidungen des Führungsteams unzufrieden sind. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr IT-Team über die nötigen Ressourcen verfügt, um Schulungen für die neue ERP-Software durchführen zu können. Interne Mitarbeiter werden wahrscheinlich Ihr IT-Team um Unterstützung bitten, daher ist es wichtig, dass es sich in diesem Bereich gut auskennt.
Auswahl des Anbieters
Jetzt, wo Sie all das Brainstorming und die Vorbereitungen abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, sich die ERP-Anbieter anzuschauen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Dokumente und Informationen zur Hand haben, wenn Sie sich die Anbieter ansehen, damit Sie relevante Fragen stellen können. Die ERP-Auswahl ist eine der schwierigsten Aufgaben bei der Implementierung einer neuen Lösung. Deshalb haben wir diesen ausführlichen ERP-Vergleichsbericht erstellt, um diesen Prozess zu vereinfachen. In diesem Bericht werden verschiedene ERP-Anbieter anhand der Erfüllung bestimmter Geschäftsanforderungen wie Vertriebsmanagement und Personalwesen miteinander verglichen.
Wichtigkeit von ERP
Je nachdem, wie viel Sie über ERP-Systeme recherchiert haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass ERP-Software nicht billig ist. Eine gängige Zahl, die immer wieder genannt wird, besagt, dass ein kleines bis mittleres Unternehmen über die gesamte Lebensdauer eines Systems zwischen 75.000 und 750.000 US-Dollar ausgeben kann. Enterprise-Resource-Planning-Systeme können sehr lohnend sein, wenn die Lösung auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist, aber wenn nicht, kann der Kauf eines ineffektiven Systems eine große Geldverschwendung sein.
Durch die Entwicklung einer ERP-Strategie können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Sie Zeit und Geld für eine Lösung verschwenden, die Ihren Anforderungen nicht gerecht wird. Diese strategischen Methoden helfen Ihnen bei der Planung der Ziele vor, während und nach der Implementierung, die Sie mit der Einführung Ihres ERP-Modells zu erreichen hoffen.
Vorteile
Geld sparen
Eine gute Strategie kann Ihnen helfen, bei Ihrer Lösung und der Implementierung Geld zu sparen. Daten zeigen, dass 54 Prozent der ERP-Systeme die geplanten Budgetziele überschreiten. Mit einer detaillierten Strategie und der Transparenz der Anbieter sollten Sie die Wahrscheinlichkeit einer Budgetüberschreitung verringern. Auf diese Weise müssen Sie Ihr Budget nicht sprengen, sondern nur sicherstellen, dass Sie ein vollständig implementiertes und integriertes ERP-System haben.
Sparen Sie Zeit
Sie können weniger Zeit mit Anbietern verbringen, deren Produkte nicht mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen, wenn Sie eine effektive Strategie entwickeln. Auch wenn die Erstellung der Strategie im Vorfeld einige Zeit in Anspruch nimmt, werden Sie bei komplexeren Verhandlungen und Anforderungsdiskussionen feststellen, dass Sie durch die Entwicklung einer Strategie auf lange Sicht viel Zeit gespart haben.
Gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil
Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Strategie ist, dass sie die Chancen drastisch erhöht, dass Ihr Unternehmen die beste Lösung für seinen Betrieb auswählt. Auf diese Weise kann sich das System am positivsten auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken, was Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Es gibt zahlreiche Prozesse, die durch ERP-Software vereinfacht werden können, aber einige der wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt:
- Steigerung des Umsatzes
- Reduzierung der manuellen Arbeitsabläufe
- Verringerung der Fehlermarge
- Verbesserung der Kundenbeziehungen
- Rationalisierung der Lieferkette und der Produktion
