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ERP-Strategie: Was Sie vor der Kaufentscheidung beachten sollten

Was ist eine ERP-Strategie?


Die ERP-Strategie ist ein Leitfaden mit Schritten, die Sie vor, während und nach der Anschaffung einer ERP-Software unternehmen sollten. Diese Schritte werden empfohlen, um die Funktionalität und letztlich die Rentabilität einer neuen ERP-Suite zu gewährleisten.

Stellen Sie sich das folgendermaßen vor: Bevor Sie eine lange Autoreise antreten, könnten Sie im Voraus planen, in welchen Städten Sie tanken können, in welchen Hotels Sie übernachten möchten und wie viel Geld Sie während der beschwerlichen Reise für Fast Food ausgeben möchten. Je mehr Sie im Voraus planen, desto größer sind Ihre Erfolgschancen und desto eher schaffen Sie es, den größten Schaukelstuhl der Welt zu sehen, bevor der Geschenkeladen schließt.

Mit der ERP-Strategie verhält es sich ähnlich: Je detaillierter Ihre Strategie und Ihre Erwartungen sind, desto größer sind Ihre Erfolgschancen. Je genauer Sie planen, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut machen und wie viel Sie für die ERP-Installation im Vergleich zu den tatsächlichen Softwarekosten ausgeben wollen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Erfolg haben werden.

Wichtige Komponenten

Eine ERP-Strategie sollte mindestens die folgenden Komponenten enthalten:

Ziele für die Implementierung

Bevor Sie Ihre ERP-Software auswählen, sollten Sie einige Implementierungsziele entwickeln, die Sie bei der Einführung erreichen möchten. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel den ROI um 50 Prozent steigern oder die Mitarbeiter mit den geringsten Leistungen in Ihrem Unternehmen ermitteln. Zusätzlich zu diesen geschäftsorientierten Zielen sollten Sie auch eine Liste von Anforderungen und Wünschen erstellen, die Ihre Softwarelösung erfüllen sollte. Diese spezifischeren prozessorientierten Funktionen sollten mit Ihren Implementierungszielen zusammenhängen. Vielleicht möchten Sie beispielsweise ein zentrales HR-System einführen, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter besser verfolgen zu können. Eine Liste mit Integrationszielen und potenziellen Softwarefunktionen ist ein wirksames Instrument, das Sie Anbietern vorlegen können, wenn Sie entscheiden, ob eine bestimmte Lösung für Sie geeignet ist.

Entwicklung des Budgets

Die Integration einer neuen Software scheitert oft an der Finanzplanung oder an deren Fehlen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Budget schon früh im Kaufprozess aufstellen, damit Sie nicht überfordert sind. Sie wollen keine Lösung mit allem Drum und Dran kaufen, die Sie sich nicht leisten können. Wenn es keine Lösungen gibt, die für Ihr aktuelles Budget erschwinglich sind, sollten Sie entweder mit der ERP-Implementierung warten oder mit Ihrem Finanzteam sprechen, um zu sehen, ob das Budget erhöht werden kann.

Geschäftsprozesse und Input von Stakeholdern

Diese Komponente erfordert Interviews und Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten. Da Sie wahrscheinlich noch nicht in allen Abteilungen Ihres Unternehmens gearbeitet haben, müssen Sie mit den entsprechenden Mitarbeitern sprechen, um mehr über ihre täglichen Aufgaben und etwaige Probleme zu erfahren, denen sie regelmäßig begegnen. Wenn es komplizierte oder manuelle Umgehungen gibt, die sie derzeit durchführen, sollten Sie sich auch diese notieren. Dieser Schritt ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre ERP-Plattform Ihren Mitarbeitern hilft und sie glücklich macht. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn laut einem ERP-Experten-Online-Forum aus dem Jahr 2012 „geht es bei ERP zu 90 Prozent um Menschen, Prozesse, Kultur und Politik.“

Gewünschte Bereitstellungsmethode

Je nach Unternehmen entscheiden Sie sich für eine ERP-Software aus der Cloud oder eine Vor-Ort-Lösung. Jede dieser Methoden hat ihre Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Sobald Sie entschieden haben, welche Installationsmethode Sie bevorzugen, müssen Sie dies den potenziellen Anbietern mitteilen. Viele ERP-Anbieter stellen auf eine Cloud-basierte Lösung um. Wenn Sie also eine Vor-Ort-Installation wünschen, müssen Sie sich vergewissern, dass dies bei Ihrem bevorzugten Anbieter möglich ist.

Schulungszuweisung und -planung

Der Kauf eines ERP-Produkts ohne angemessene Mitarbeiterschulung ist ein Rezept für ein Desaster. Eine Schulung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Software produktiv genutzt wird, und verbessert gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das Letzte, was Ihr Unternehmen gebrauchen kann, sind Mitarbeiter, die über die Probleme mit einem neuen Softwaresystem diskutieren und mit den Entscheidungen des Führungsteams unzufrieden sind. Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr IT-Team über die nötigen Ressourcen verfügt, um Schulungen für die neue ERP-Software durchführen zu können. Interne Mitarbeiter werden wahrscheinlich Ihr IT-Team um Unterstützung bitten, daher ist es wichtig, dass es sich in diesem Bereich gut auskennt.

Auswahl des Anbieters

Jetzt, wo Sie all das Brainstorming und die Vorbereitungen abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, sich die ERP-Anbieter anzuschauen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Dokumente und Informationen zur Hand haben, wenn Sie sich die Anbieter ansehen, damit Sie relevante Fragen stellen können. Die ERP-Auswahl ist eine der schwierigsten Aufgaben bei der Implementierung einer neuen Lösung. Deshalb haben wir diesen ausführlichen ERP-Vergleichsbericht erstellt, um diesen Prozess zu vereinfachen. In diesem Bericht werden verschiedene ERP-Anbieter anhand der Erfüllung bestimmter Geschäftsanforderungen wie Vertriebsmanagement und Personalwesen miteinander verglichen.

Wichtigkeit von ERP

Je nachdem, wie viel Sie über ERP-Systeme recherchiert haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass ERP-Software nicht billig ist. Eine gängige Zahl, die immer wieder genannt wird, besagt, dass ein kleines bis mittleres Unternehmen über die gesamte Lebensdauer eines Systems zwischen 75.000 und 750.000 US-Dollar ausgeben kann. Enterprise-Resource-Planning-Systeme können sehr lohnend sein, wenn die Lösung auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist, aber wenn nicht, kann der Kauf eines ineffektiven Systems eine große Geldverschwendung sein.

Durch die Entwicklung einer ERP-Strategie können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Sie Zeit und Geld für eine Lösung verschwenden, die Ihren Anforderungen nicht gerecht wird. Diese strategischen Methoden helfen Ihnen bei der Planung der Ziele vor, während und nach der Implementierung, die Sie mit der Einführung Ihres ERP-Modells zu erreichen hoffen.

Vorteile

Geld sparen


Eine gute Strategie kann Ihnen helfen, bei Ihrer Lösung und der Implementierung Geld zu sparen. Daten zeigen, dass 54 Prozent der ERP-Systeme die geplanten Budgetziele überschreiten. Mit einer detaillierten Strategie und der Transparenz der Anbieter sollten Sie die Wahrscheinlichkeit einer Budgetüberschreitung verringern. Auf diese Weise müssen Sie Ihr Budget nicht sprengen, sondern nur sicherstellen, dass Sie ein vollständig implementiertes und integriertes ERP-System haben.

Sparen Sie Zeit


Sie können weniger Zeit mit Anbietern verbringen, deren Produkte nicht mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen, wenn Sie eine effektive Strategie entwickeln. Auch wenn die Erstellung der Strategie im Vorfeld einige Zeit in Anspruch nimmt, werden Sie bei komplexeren Verhandlungen und Anforderungsdiskussionen feststellen, dass Sie durch die Entwicklung einer Strategie auf lange Sicht viel Zeit gespart haben.

Gewinnen Sie einen Wettbewerbsvorteil


Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Strategie ist, dass sie die Chancen drastisch erhöht, dass Ihr Unternehmen die beste Lösung für seinen Betrieb auswählt. Auf diese Weise kann sich das System am positivsten auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken, was Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Es gibt zahlreiche Prozesse, die durch ERP-Software vereinfacht werden können, aber einige der wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt:

  • Steigerung des Umsatzes
  • Reduzierung der manuellen Arbeitsabläufe
  • Verringerung der Fehlermarge
  • Verbesserung der Kundenbeziehungen
  • Rationalisierung der Lieferkette und der Produktion
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8 Gründe, warum ERP so wichtig ist

Enterprise Resource Planning (ERP) wird in der Regel von Unternehmen eingesetzt, die in der Lieferkette arbeiten, um den Überblick über alle beweglichen Teile der Produktion und des Vertriebs zu behalten. ERP kann jedoch auch von einer Reihe anderer Branchen genutzt werden, darunter das Gesundheitswesen, gemeinnützige Organisationen, das Baugewerbe und das Gastgewerbe. Organisationen, die ihre Mitarbeiter, Kunden und Bestände verwalten müssen, können sich auf die Vorteile von ERP verlassen.

ERP speichert alle eingegebenen Daten in einer einzigen Datenbank, so dass alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten können. Außerdem können all diese Daten organisiert, analysiert und in Berichten zusammengefasst werden. ERP vereint Kundenmanagement, Personalwesen, Business Intelligence, Finanzmanagement, Lagerhaltung und Lieferkettenfunktionen in einem einzigen System.

Warum ERP wichtig ist

Software für die Unternehmensressourcenplanung wird für die Verwaltung einer Reihe von Geschäftsfunktionen eingesetzt, aber was macht sie besser als andere Lösungen? Auch wenn ERP ähnliche Ziele wie andere Lösungen verfolgt, machen seine einzigartigen Funktionen es zu einem unverwechselbaren Wettbewerber auf dem Softwaremarkt. Hier sind die acht Gründe, warum jedes Unternehmen die Bedeutung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) in Betracht ziehen sollte:

Mehr Geld gespart

Obwohl viele Anbieter in den letzten Jahren eine flexible Preisgestaltung eingeführt haben, stellen ERP-Pakete immer noch eine große Investition dar. Allein die hohen Kosten können es für viele unwahrscheinlich erscheinen lassen, dass das Programm Ihrem Unternehmen überhaupt Geld spart. Aber wenn man erst einmal den Preisschock überwunden hat, ist es einfacher zu erkennen, wie ERP eine hervorragende Kapitalrendite bieten kann.

Erstens vereinheitlicht ERP viele der Systeme, die derzeit in Ihrem Unternehmen möglicherweise fragmentiert sind. Von der Produktentwicklung bis hin zur Kreditorenbuchhaltung können Ihre Mitarbeiter über ein zentrales System auf alle für ihre Arbeit erforderlichen Tools zugreifen.

Durch die Vereinheitlichung der Systeme helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Mit ERP müssen die Benutzer nicht mehr in verschiedenen Systemen nach Informationen suchen. Dank der zentralen Datenbank sind die Informationen viel einfacher abrufbar. Außerdem spart Ihr Unternehmen mit ERP Geld, da die Benutzer nicht mehr für mehrere Systeme geschult werden müssen. Dies reduziert nicht nur die Kosten für die Schulung, sondern auch den logistischen Aufwand. Anstatt mehrere Schulungssitzungen mit verschiedenen Anbietern zu planen, müssen Sie nur mit einem kommunizieren.

Verbesserte Kollaboration

Die Funktionen von ERP-Anwendungen können je nach verwendetem Programm leicht variieren, aber im Allgemeinen verbessern alle Systeme die Zusammenarbeit auf irgendeine Weise. Wie bereits erwähnt, ist die zentralisierte Datenbank ein wesentlicher Bestandteil dessen, was ein ERP-System einzigartig macht. Mit dieser Datenbank verfügen Sie in Ihrem Unternehmen über eine einzige Quelle der Wahrheit, von der aus Sie arbeiten können. Dadurch werden Fehler, die durch die Arbeit mit falschen Daten entstehen, reduziert und die Kosten weiter gesenkt.

Außerdem verringert eine zentrale Datenbank das Zögern oder Stocken von Projekten, da alle Teammitglieder Zugriff auf die unternehmensweiten Daten haben, die sie benötigen. Außerdem müssen keine Informationen aus verschiedenen Systemen oder Quellen zusammengeführt werden. Da alle Daten über ein einziges System zusammengestellt, gespeichert, gemeinsam genutzt und abgerufen werden, gibt es keine Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit, Vollständigkeit oder Sicherheit der Datenbestände.

Das ist nicht so einfach zu sagen, wenn Ihr Team vielleicht dieselben Kundendaten immer wieder in verschiedene Systeme eingibt. Ohne ein ERP-System laden Sie menschliche Fehler in Ihre Prozesse ein, obwohl diese leicht vermieden werden könnten.

Bessere Analytik

Eine zentrale Informationsdatenbank hilft auch bei der Verbesserung Ihrer Analysen und Berichte. Da ein ERP-System alle von den Benutzern eingegebenen Daten aufzeichnet und speichert, eignet es sich hervorragend als Business Intelligence-Tool. Solange Ihr Anbieter eine solide Funktionalität bietet, kann Ihr Team mit ERP-Software verschiedene Berichte einfacher und schneller erstellen. Berichte, die ohne ERP tagelang recherchiert und zusammengestellt werden müssten, sind in wenigen Minuten erstellt.

Die meisten ERP-Lösungen bieten ein anpassbares Dashboard, so dass die Führungskräfte die Berichte sehen können, wenn sie sich zum ersten Mal im System anmelden. Diese Berichte können alles umfassen, von Einnahmen- und Ausgabenaufstellungen bis hin zu benutzerdefinierten KPIs, die einen Einblick in bestimmte Funktionen bieten. Der schnelle Zugriff auf diese Berichte ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr IT-Personal verlassen, um die von Ihnen benötigten Berichte zu erstellen. Und schließlich sind die Berichte in der Regel mit Zugriffsebenen versehen, so dass nur die zuständigen Mitarbeiter wertvolle Unternehmensdaten sehen können.

Verbesserte Produktivität

Bei herkömmlichen Methoden sind langwierige Aufgaben unvermeidlich. Für Aufgaben wie die Erstellung von Berichten, die Überwachung des Lagerbestands, die Zeiterfassung und die Bearbeitung von Aufträgen haben die Mitarbeiter in der Vergangenheit Stunden gebraucht. Diese Prozesse nehmen nicht nur Zeit in Anspruch, sondern senken auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und machen sie anfällig für menschliche Fehler. Nach der x-ten Stunde, in der ein und dieselbe Datenzeile in verschiedene Formulare eingegeben wird, unterläuft selbst den besten Mitarbeitern zwangsläufig ein Fehler.

Wenn Sie die richtige Lösung wählen, kann ein ERP-System Ihre mühsamsten Aufgaben automatisieren. Die Datenbank in der ERP-Software macht überflüssige Aufgaben wie die Dateneingabe überflüssig und ermöglicht es dem System, fortgeschrittene Berechnungen innerhalb weniger Minuten durchzuführen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben, was sich positiv auf Ihren ROI auswirkt. Auf diese Weise steigert ERP die Produktivität, Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens.

Zufriedenere Kunden

Das Management Ihrer Kunden war noch nie so wichtig wie heute. In unserem digitalen Zeitalter nutzen immer mehr Menschen das Internet, um sich Ratschläge für ihre Kleidung, ihr Essen und ihr Leben zu holen. Und da 84 Prozent der Verbraucher Online-Bewertungen genauso viel Vertrauen entgegenbringen wie einem Freund, sind die Meinungen früherer Kunden wichtiger denn je.

Der beste Weg, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, ist die Bereitstellung kundenorientierter Waren und Dienstleistungen. ERP bietet dies auf verschiedene Weise. Erstens sind die meisten ERP-Systeme mit einem CRM-Tool (Customer Relationship Management) ausgestattet oder lassen sich leicht in ein solches integrieren. Mit einem ERP hat Ihr CRM Zugriff auf Daten aus allen Unternehmensfunktionen.

Ein integriertes CRM kann Ihnen neben Kontaktinformationen auch Details wie die Auftragshistorie und Rechnungsinformationen anzeigen. So kann Ihr Team Ihre Kunden ganzheitlicher betrachten und ein besseres Verständnis für deren Wünsche und Bedürfnisse gewinnen. Die erhöhte Kundentransparenz hilft Ihnen bei der Formulierung Ihrer Verkaufsstrategie für eine verbesserte Lead-Generierung.

Vereinfachtes Compliance- und Risikomanagement


Wenn Unternehmen wachsen und in verschiedenen Ländern Geschäfte machen, kann es schwierig sein, den Überblick über all die verschiedenen Vorschriften zu behalten, die für Ihr Unternehmen gelten. Selbst lokale Unternehmen müssen sich mit verschiedenen Umwelt-, Informationssicherheits- und Personalvorschriften auseinandersetzen.

Glücklicherweise sind viele ERP-Angebote so konzipiert, dass sie diese Vorschriften berücksichtigen und Ihnen helfen, die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet ERP-Software integrierte Prüfwerkzeuge, die bei der Dokumentation von Dingen wie der Verwendung von Chemikalien und Steuerbestimmungen helfen. Dies macht es unglaublich einfach, Berichte zu formulieren und sie an die zuständige Behörde zu senden.

Darüber hinaus bietet ERP häufig Werkzeuge für das Risikomanagement. Die erhöhte Zuverlässigkeit und Genauigkeit dieser Lösung verbessert das gesamte Finanzmanagement, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Buchführung geringer ist. Prognosewerkzeuge ermöglichen es den Anwendern auch, Ereignisse in Bezug auf Nachfrage, Arbeit und Budget vorherzusagen. Mit diesen Informationen in der Hand können Sie sicherere Budgets, Zeitpläne und Produktentwicklungspläne erstellen.

Verbesserte Überwachung des Lagerbestands


Eine große Herausforderung für wachsende Unternehmen ist die Verfolgung und Überwachung ihrer wachsenden Lagerbestände. ERP nutzt Strichcodes, RFID-Etiketten und Seriennummern, um Ihren Bestand in jeder Phase der Lieferkette zu überwachen. Diese Tools helfen Ihnen dabei, den Überblick über die Bestände in den verschiedenen Lagern zu behalten, welche Artikel sich auf dem Transportweg befinden und welche Artikel in den Regalen für die Verbraucher bereitstehen. Durch die verbesserte Lagertransparenz wird der Kommissionier-, Verpackungs- und Versandprozess erheblich optimiert, da das Rätselraten entfällt.

Die Bestandsüberwachung verbessert auch die Berichterstattung, da die Verfolgungstechnologien genauere Zahlen liefern. Benutzer können benutzerdefinierte KPIs konfigurieren, um zu sehen, welche Produkte sich am schnellsten bewegen – was auf eine größere Nachfrage hindeutet – und welche die Transportkosten erhöhen. Mit der größeren Präzision, die ERP bietet, können Lagerleiter Echtzeitdaten über ihren Bestand erhalten, um genauere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Verbesserte Produktionsplanung und Ressourcenmanagement

ERP verwaltet nicht nur Ihren Bestand, sondern auch die Produktion. ERP bietet Einblicke in alle Produktionsabläufe, auch in der Werkstatt. Dies ermöglicht es den Benutzern, Produktionspläne, Ausrüstung und Arbeitskräfte zu optimieren, um die Kapazität zu maximieren.

Außerdem verwaltet ERP Ihre Stücklisten und Ihr Anlagevermögen. Mit dieser Software können Benutzer Stücklisten einfach erstellen und bearbeiten und alle früheren Änderungen nachverfolgen. Die Verwaltung des Anlagevermögens ermöglicht die Planung der Anlagenwartung, um unerwartete Ausfallzeiten zu reduzieren und so die Rentabilität und die Beziehungen zur Lieferkette zu verbessern.

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