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Erfolgreiche Implementierung von Softwarelösungen im Unternehmen: Grundlagen, Methoden und Best Practices

In der heutigen digitalen Ära sind Softwarelösungen zu einem integralen Bestandteil des Unternehmensalltags geworden. Von der Automatisierung von Prozessen bis zur Optimierung von Arbeitsabläufen – die richtige Software kann Unternehmen dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähiger zu sein. Doch die erfolgreiche Implementierung von Softwarelösungen ist oft eine komplexe Aufgabe, die sorgfältige Planung, Durchführung und Überwachung erfordert. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Grundlagen, Methoden und Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung von Softwarelösungen im Unternehmen.

Grundlagen der Implementierung von Softwarelösungen

  1. Bedarfsanalyse: Bevor Sie eine Software implementieren, ist es wichtig, den Bedarf Ihres Unternehmens zu analysieren und die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen. Welche Probleme sollen durch die Software gelöst werden? Welche Funktionen sind erforderlich, um diese Probleme zu lösen?
  2. Auswahl des richtigen Anbieters: Sobald die Anforderungen definiert sind, müssen Sie den richtigen Anbieter für die Softwarelösung auswählen. Berücksichtigen Sie dabei Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Support und Kosten.
  3. Planung und Budgetierung: Eine detaillierte Planung und Budgetierung sind entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Legen Sie einen Zeitplan fest, definieren Sie Meilensteine und kalkulieren Sie die Kosten für Lizenzen, Schulungen und Support ein.

Methoden zur Implementierung von Softwarelösungen

  1. Wasserfallmethode: Bei dieser traditionellen Methode wird die Implementierung in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt, darunter Analyse, Design, Entwicklung, Tests und Bereitstellung. Jede Phase wird nacheinander abgeschlossen, bevor die nächste beginnt.
  2. Agile Methode: Die Agile Methode basiert auf iterativen Entwicklungszyklen, bei denen die Anforderungen kontinuierlich überprüft und angepasst werden. Diese Methode ermöglicht eine schnellere Bereitstellung von Software und eine bessere Anpassung an sich ändernde Anforderungen.
  3. Scrum: Scrum ist eine spezielle Form der Agilität, bei der Teams in kurzen, festgelegten Zeitrahmen (Sprints) arbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen. Durch regelmäßige Meetings und Feedback-Schleifen wird die kontinuierliche Verbesserung gefördert.

Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung

  1. Einbeziehung der Stakeholder: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder – von Führungskräften bis hin zu Endbenutzern – in den Implementierungsprozess einbezogen werden und ihre Bedürfnisse und Anliegen berücksichtigt werden.
  2. Umfassende Schulung: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine umfassende Schulung an, um sicherzustellen, dass sie die neue Software effektiv nutzen können. Dies trägt dazu bei, Widerstände gegen Veränderungen zu minimieren und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern.
  3. Regelmäßige Evaluierung und Anpassung: Überwachen Sie den Implementierungsprozess kontinuierlich und passen Sie ihn bei Bedarf an. Sammeln Sie Feedback von den Benutzern und nehmen Sie Verbesserungen vor, um sicherzustellen, dass die Software den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Fazit

Die erfolgreiche Implementierung von Softwarelösungen im Unternehmen erfordert eine gründliche Planung, klare Kommunikation und engagierte Mitarbeit aller Beteiligten. Indem Sie die Grundlagen verstehen, die richtigen Methoden anwenden und bewährte Praktiken befolgen, können Sie sicherstellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und Ihr Unternehmen von den Vorteilen der neuen Software profitiert.

Ein strukturierter und gut geplanter Rollout-Prozess ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Implementierung und Akzeptanz der neuen Software durch die Mitarbeiter. In diesem Seminar erhalten die Teilnehmer einen praxisorientierten Einblick in die Grundlagen, Methoden und Best Practices des Rollout Managements für Software-Einführungen.

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E-Procurement-Lösung: Alle Vorteile auf einer Plattform vereint

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt wird die Effizienz und Effektivität von Beschaffungsprozessen immer wichtiger. E-Procurement, oder elektronische Beschaffung, hat sich als Schlüsselkomponente für Unternehmen erwiesen, um ihre Beschaffungsaktivitäten zu optimieren und Kosten zu senken. Eine E-Procurement-Lösung bietet dabei eine zentralisierte Plattform, auf der alle Beschaffungsvorgänge gebündelt und verwaltet werden können. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die Vorteile einer E-Procurement-Lösung und wie sie Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern.

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung

Eine E-Procurement-Lösung automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess, angefangen bei der Bedarfsanforderung über die Genehmigung bis hin zur Bestellabwicklung. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben werden menschliche Fehler minimiert und die Bearbeitungszeiten verkürzt, was zu einer insgesamt gesteigerten Effizienz führt.

2. Bessere Transparenz und Kontrolle

Durch die zentrale Erfassung und Verwaltung aller Beschaffungsvorgänge bietet eine E-Procurement-Lösung eine verbesserte Transparenz und Kontrolle über den gesamten Beschaffungsprozess. Unternehmen haben jederzeit einen Überblick über laufende Bestellungen, Lieferungen und Ausgaben, was zu einer besseren Planung und Steuerung führt.

3. Reduzierung von Maverick Buying

Maverick Buying, also der informelle Kauf von Produkten und Dienstleistungen außerhalb der festgelegten Beschaffungsrichtlinien, kann für Unternehmen kostspielig sein und die Budgetkontrolle erschweren. Eine E-Procurement-Lösung hilft dabei, Maverick Buying zu reduzieren, indem sie den Beschaffungsprozess standardisiert und die Einhaltung der Richtlinien durch automatisierte Genehmigungsworkflows sicherstellt.

4. Bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten

Durch die Bündelung von Einkaufsvolumina und die Standardisierung von Beschaffungsprozessen können Unternehmen eine bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten erzielen. Eine E-Procurement-Lösung ermöglicht es Unternehmen, Lieferantenbeziehungen zu optimieren und von günstigeren Konditionen und Rabatten zu profitieren.

5. Integration mit anderen Unternehmenssystemen

Eine E-Procurement-Lösung kann nahtlos in andere Unternehmenssysteme wie ERP (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer Relationship Management) integriert werden. Durch diese Integration können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse weiter optimieren und von einer ganzheitlichen Datenverwaltung profitieren.

6. Einhaltung von Compliance und Richtlinien

Beschaffungsrichtlinien, rechtliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen müssen in vielen Branchen strikt eingehalten werden. Eine E-Procurement-Lösung unterstützt Unternehmen dabei, diese Richtlinien einzuhalten, indem sie die Prozesse standardisiert, Audit-Trails bereitstellt und die Einhaltung von Vorschriften überwacht.

7. Bessere Budgetplanung und Kostenkontrolle

Durch die bessere Transparenz über Beschaffungsausgaben und die Reduzierung von Maverick Buying ermöglicht eine E-Procurement-Lösung eine bessere Budgetplanung und Kostenkontrolle. Unternehmen können Ausgaben besser prognostizieren, Budgets effektiver verwalten und unnötige Kosten reduzieren.

8. Schnellere Lieferzeiten und bessere Lieferantenauswahl

Eine effiziente Beschaffungsplattform ermöglicht Unternehmen, Lieferanten schneller zu identifizieren, Angebote einzuholen und Bestellungen abzuwickeln. Dies führt zu kürzeren Lieferzeiten und einer besseren Auswahl an Lieferanten, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

Eine E-Procurement-Lösung bietet somit eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, angefangen bei der Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung bis hin zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen und Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Durch die Nutzung einer zentralisierten Plattform können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

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Intelligente Automatisierung bedeutet Mehrwert

Künstliche Intelligenz vs. intelligente Automatisierung

Wie die robotergestützte Prozessautomatisierung ist auch die künstliche Intelligenz eine Schlüsselkomponente der intelligenten Automatisierung – IA kann ohne KI nicht existieren.

Und in dem Maße, wie die Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz immer ausgefeilter werden, wachsen auch die Fähigkeiten der intelligenten Automatisierung. KI-Systeme waren noch nie so gut in der Lage, natürliche Sprache zu verarbeiten und zu generieren, und sie können problemlos Informationen aus unstrukturierten Datenquellen wie E-Mails oder sogar Video- und Audiodateien extrahieren – all dies kann die Fähigkeiten der intelligenten Automatisierung verbessern.

Vorteile der intelligenten Automatisierung

Unabhängig davon, wie sie eingesetzt wird, kann eine intelligente Automatisierung einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommen.

STEIGERT DIE PRODUKTIVITÄT

In erster Linie kann IA dazu beitragen, die Produktivität der menschlichen Arbeitskräfte zu steigern. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren, die mehr Kreativität und Problemlösungskompetenz erfordern.

Die Servicequalität wird verbessert, wenn sich die Mitarbeiter nicht mit Routineaufgaben beschäftigen, sondern sich auf die schwierigeren Dinge konzentrieren.

KOSTENSENKUNG

Intelligente Automatisierung kann auch die Betriebskosten eines Unternehmens senken – wenn nicht durch die Reduzierung des Bedarfs an bezahlten Arbeitskräften, so doch durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung und damit die Verringerung unnötiger Ausgaben. Ein von Deloitte und Blue Prism veröffentlichter Bericht aus dem Jahr 2020 hat ergeben, dass IA die Kosten für Geschäftsprozesse im Durchschnitt um 25 bis 40 Prozent senkt.

VERBESSERTE EFFIZIENZ UND GENAUIGKEIT

Per Definition kann die Automatisierung Aufgaben schneller und effizienter erledigen als ein Mensch es je könnte. Sie ist in der Lage, große Datenmengen zu analysieren, aus diesen Analysen Trends zu erkennen und in kürzester Zeit verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Und sie kann ohne große Investitionen in Ressourcen leicht auf- oder abwärts skaliert werden, um dem wechselnden Bedarf gerecht zu werden.

Sie wird nicht müde oder gelangweilt, sie kündigt nicht, um einen besseren Job zu bekommen, was bedeutet, dass die IA nicht die gleiche Art von Fehlern macht, die ein überlasteter menschlicher Mitarbeiter machen könnte. Und die Qualität der Ergebnisse ist konstant.

STEIGERT DAS KUNDENERLEBNIS UND DIE MITARBEITERZUFRIEDENHEIT

Wenn Aufgaben effizient, schnell und genau erledigt werden, sind letztlich alle zufrieden. Die Kunden haben ein positiveres Erlebnis, weil sie Zugang zu einem qualitativ hochwertigeren Produkt haben oder schneller (oder sogar sofort) Antworten auf ihre Fragen erhalten können. Und die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf die lohnenderen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, anstatt auf die langweilige Arbeit, die niemand machen will

Während das Wort „Automatisierung“ oft mit der Befürchtung in Verbindung gebracht wird, dass menschliche Arbeitsplätze durch Computer ersetzt werden, sagen Spezialisten, dass der Verlust von Arbeitsplätzen keine unvermeidliche Folge einer intelligenten Automatisierung ist. Vielmehr gehe es darum, die Effektivität der Teams eines Unternehmens zu steigern, indem man ihnen eine Art digitalen Kollegen zur Seite stellt, mit dem sie „zusammenarbeiten und koexistieren“ können.

Fazit

Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre sich wiederholenden Aufgaben mit Hilfe von IA zu automatisieren, profitieren in jedem Fall von zahlreichen Vorteilen, wie z. B. erhöhter Effizienz, Kosteneinsparungen und einem besseren Kundenerlebnis. Und ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf die strategischen und kreativen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

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Automatisierung im Bereich E-Commerce

Was ist E-Commerce-Automatisierung?

Bei der E-Commerce-Automatisierung werden Technologien und Software-Tools eingesetzt, um Geschäftsaufgaben und -prozesse intelligent und automatisch auszuführen. Im Wesentlichen geht es darum, wie Unternehmen mit ihren aktuellen Ressourcen mehr erreichen, sich stärker auf strategische Initiativen konzentrieren und das Wachstum vorantreiben können.

Mit dem Wachstum eines E-Commerce-Unternehmens steigen auch die Anforderungen, die Komplexität und die Wiederholungen, so dass Systeme, die früher funktionierten, ineffizient und manchmal sogar veraltet werden. Anstatt auf teure oder zeitaufwändige Workarounds zurückzugreifen, kann die Automatisierung Teams helfen, diese Wachstumsprobleme zu vermeiden.

Beispiele für E-Commerce-Automatisierung

E-Commerce-Automatisierung kann alles unterstützen, von Marketingkampagnen über Inventar bis hin zur Kreditorenbuchhaltung. Unabhängig davon, welche Form sie annimmt, ist das Ziel dasselbe: die Vereinfachung von Aufgaben und Arbeitsabläufen.

Hier sind nur einige Beispiele:

  • Datenanalyse und Berichterstellung. Erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre Ausgaben, damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können.
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Verringern Sie den Zeitaufwand für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erheblich, indem Sie wiederkehrende Lieferantenzahlungen und den Bestellabgleich automatisieren.
  • Inventarverwaltung. Überwachen Sie die Lagerbestände, heben Sie automatisch die Veröffentlichung von Produkten auf, die nicht mehr vorrätig sind, und alarmieren Sie Ihr Team bei niedrigen Lagerbeständen.
  • Auftragsabwicklung. Automatisieren Sie Aufgaben bei der Entgegennahme, Bearbeitung und dem Versand von Bestellungen an Kunden, um die Effizienz der Auftragsabwicklung zu verbessern, menschliche Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
  • Betrugserkennung und -prävention. Benachrichtigen Sie Ihr Team schnell über risikoreiche oder verdächtige Bestellungen.

Die aktuellen Herausforderungen und Chancen im Bereich E-Commerce

Schauen wir uns einige der aktuellen Herausforderungen und Chancen für E-Commerce-Unternehmen genauer an und erfahren Sie, wie Sie durch E-Commerce-Automatisierung – einschließlich AP-Automatisierung – agil und wettbewerbsfähig bleiben können.

Starker Wettbewerb für E-Commerce-Unternehmen

Der E-Commerce-Markt ist mittlerweile gesättigt und wird auf mehreren Ebenen immer härter umkämpft. Der Wettbewerb dreht sich um Preise, Geschwindigkeit, Service, Produkte und die zunehmende Notwendigkeit, sich von anderen Unternehmen in diesem Bereich abzuheben. Sie konkurrieren nicht nur mit Anbietern in Ihrer Region, sondern möglicherweise mit Anbietern aus der ganzen Welt.

Ein klares, einzigartiges Angebot und eine professionell aussehende, optimierte Website sind unerlässlich, um Ihre Sichtbarkeit zu wahren und Ihre Zielkunden zu erreichen.

Erfüllung der sich entwickelnden Verbrauchererwartungen

Mit der zunehmenden Verflechtung der Technologie mit unserem Leben und der Normalität des Online-Einkaufs ändern sich auch die Gewohnheiten der Kunden schnell. Kunden erwarten beim Online-Einkauf ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis, selbst wenn sie bei kleineren Unternehmen einkaufen.

Chatbots, maßgeschneiderte Empfehlungen, Echtzeit-Support und Versandtransparenz sind nicht mehr nur „nice to have“ – sie werden als Teil des Kundenerlebnisses erwartet.

Die Nachfrage nach Komfort und Schnelligkeit ist kaum zu überschätzen. Von einer sicheren, einfachen Kaufabwicklung bis hin zu schnellen Versand- und Abwicklungsoptionen ist es wichtig, klare Erwartungen zu formulieren und schnell zu handeln – denn das wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen in Technologien investieren, die ihre Marke und Produkte von anderen abheben, personalisierte Erlebnisse bieten und eine einfache Kaufabwicklung mit schnellem Versand gewährleisten. Hinzu kommt, dass Augmented Reality (AR) und Sprachsuche die Branche immer stärker beeinflussen und die Kundenerwartungen auf ein Allzeithoch treiben.

Verwaltung von Bestand und Lieferkette

Da die Nachfrage und die Vorlieben der Verbraucher wachsen und sich verändern, müssen sich E-Commerce-Unternehmen an die Komplexität von Prognosen, Beschaffung und Bestandsmanagement anpassen, um die Produktverfügbarkeit zu gewährleisten und Fehlbestände zu minimieren. In den letzten Jahren haben Unterbrechungen in der Lieferkette diese Herausforderungen noch verschärft und es zunehmend schwieriger gemacht, eine nahtlose und effiziente Lieferkette aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus müssen sich E-Commerce-Unternehmen mit komplizierten globalen Handelsbestimmungen, Prozessen und schwankenden Transportkosten auseinandersetzen. Daher sind Unternehmen ständig auf der Suche nach technologischen Lösungen, insbesondere im Bereich der Automatisierung, um das Bestands- und Lieferkettenmanagement zu rationalisieren, die Kosten zu optimieren und die betriebliche Effizienz insgesamt zu verbessern.

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Vorteile einer HR-Software für Ihr Unternehmen

Vorteile von HR-Software

Jede ROI-Berechnung für HR-Software muss von der Prämisse ausgehen, dass die Vorteile der Software allen Mitarbeitern im Unternehmen zugute kommen, nicht nur den Mitarbeitern der Personalabteilung. Da HR-Software speziell dafür entwickelt wurde, die verschiedenen Prozesse zu verbessern, mit denen HR-Fachleute tagtäglich zu tun haben, können HR-Teams die größte Produktivität pro Person erzielen. Die Verwaltung von Mitarbeitern gehört jedoch zu den Aufgaben eines jeden Managers im Unternehmen. Wenn HR-Software die Aufgaben dieser Manager durch automatisierte Prozesse und einen schnelleren Zugang zu hochwertigen Informationen effizienter macht, bleibt ihnen mehr Zeit, sich auf ihre strategischen Geschäftsaufgaben zu konzentrieren.

Mit anderen Worten: Bei HR-Software geht es nicht nur um die Verwaltung der Personalabteilung, sondern darum, wie das gesamte Unternehmen alle seine Mitarbeiter verwaltet.

In den folgenden Punkten werden 5 wichtige Vorteile von HR-Software beschrieben. Sie stellen eine nützliche Methode dar, um Ihre ROI-Kalkulation für HR-Software zu durchdenken, obwohl in jedem realen Unternehmen viele von ihnen miteinander verbunden sind und/oder sich überschneiden. Letztendlich sind sie alle auf die Automatisierung zurückzuführen, die zu einer höheren Effizienz der Mitarbeiter führt.

Verbesserte Produktivität

HR-Software kann die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern, indem sie beispielsweise die Verwaltungsarbeit automatisiert, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und den Mitarbeitern einen Self-Service bietet. Sie kann auch die HR-Prozesse von Abteilung zu Abteilung standardisieren, manuelle Genehmigungsaufgaben und -zeiten reduzieren, das Engagement der Mitarbeiter erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern.

Denken Sie an den Abteilungsleiter, der viele Mitarbeiterbeurteilungen zur Jahresmitte und zum Jahresende schreiben muss. Dieser Manager kann für jede Bewertung zwei oder mehr Stunden aufwenden, wenn er mit einem leeren MS-Word-Dokument beginnt. Diese Zeit könnte jedoch auf eine halbe oder eine Stunde reduziert werden, wenn er in einem HR-System mit Bewertungsformularen arbeitet, die automatisch mit den demografischen Daten jedes Mitarbeiters, seinen individuellen Zielen und einer vom Mitarbeiter geschriebenen Selbsteinschätzung gefüllt werden. Wenn dieser Manager zufällig der Vertriebsleiter ist, kann Ihre ROI-Berechnung die verbesserte Produktivität nicht nur als Zeitersparnis, sondern auch als Potenzial zur Umsatzsteigerung darstellen.

Verbessertes Time-Off-Management

Auch wenn es in den meisten Unternehmen üblich ist, persönliche Fehlzeiten zu erfassen, ist eine genaue Abrechnung schwierig, es sei denn, es gibt eine Berichtsplattform, die aus mehr als einer Kette von E-Mails und einer Tabelle besteht. HR-Software verbessert die Verwaltung von Urlaubstagen durch die Automatisierung von Anträgen, Genehmigungen, Nachverfolgung und Berichten. HR-Software mit Selbstbedienungsoptionen für Mitarbeiter ermutigt diese, frühzeitig und häufig über ihren Freizeitbedarf zu informieren. Solche HR-Selbstbedienungsfunktionen entlasten die Personalabteilung – und die Manager im gesamten Unternehmen – von der manuellen Verfolgung und Verwaltung von Urlaubsanträgen und erhöhen nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Zeitersparnis

Für die Mitarbeiter der Personalabteilung können manuelle Verwaltungs- und Betriebsaufgaben so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass es oft schwerfällt, sich auf andere Dinge zu konzentrieren. Für Manager und Mitarbeiter, die nicht aus der Personalabteilung kommen, sind die Verwaltungsaufgaben der Personalabteilung eine Belastung in ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender. HR-Software entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilung durch Automatisierung und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und die Erstellung von Geschäftsberichten. Zu den Verwaltungsaufgaben, die durch HR-Software automatisiert werden können, gehören Personalbeschaffung, Vergütungsmanagement, Zeiterfassung, Dateneingabe und Gehaltsabrechnung.

Bessere Planung

HR-Software kann eine Fülle von Daten und Erkenntnissen liefern, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen dienen und einem Unternehmen helfen, besser zu planen. Beispiel: Personalplanung. Die Mitarbeiter sind für das Erreichen der strategischen Ziele eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, weshalb die Personalplanung zu den wichtigsten HR-Aktivitäten gehört. Die Personalplanung ermöglicht es Führungskräften, künftige Personalkosten und -zahlen zu prognostizieren und gibt ihnen die Möglichkeit, Qualifikationslücken zu ermitteln, Nachfolgepläne zu erstellen, Budgets zu entwickeln und Prioritäten bei der Personalbeschaffung zu setzen.

Verbesserte Geschäftspraktiken

Die richtige HR-Software verbessert ein Unternehmen durch die Standardisierung und Automatisierung von HR-bezogenen Geschäftspraktiken im gesamten Unternehmen. Ein Beispiel ist die Berichterstattung über die Einhaltung von Arbeitsvorschriften, die zu den wichtigsten Praktiken für jedes Unternehmen gehört. Ein HR-System mit einer integrierten Datenbank als „Single Source of Truth“ ist für die Compliance-Berichterstattung von großem Vorteil. Wenn die Hauptquelle für die Arbeitsdaten eines Unternehmens das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist, das Unternehmen aber in einer Branche tätig ist, in der für bestimmte Funktionen eine ständige Weiterbildung erforderlich ist, um ihre Qualifikationen zu erhalten (z. B. Medizin, Finanzen oder Recht), müssen die erforderlichen Berichte aus verschiedenen Datenquellen zusammengeschustert werden. Wenn man alle Gehaltsabrechnungs- und Schulungsdaten in einem HR-System hat, spart man nicht nur Zeit, sondern kann auch die Berichterstattung genauer gestalten.

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