Was ist Beschaffungssoftware?
Mit einer Beschaffungssoftware können Sie Bestellungen für Dienstleistungen und Produkte aufgeben, indem Sie alle wichtigen Bestellinformationen in Echtzeit verfolgen, einschließlich: Anbieter, Bestellmengen, gekaufte Artikel oder Dienstleistungen, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen und Kosten.
Mit dieser auch als E-Procurement oder Bestellsoftware bezeichneten Lösung können Sie sicherstellen, dass jede Bestellung rechtmäßig, autorisiert und nachvollziehbar ist. Durch die Verknüpfung Ihrer Beschaffungslösung mit der Bestandskontrolle können Sie auf exakte Echtzeit-Bestandsmengen, Bewegungshistorie, saisonale Trends und Vorlaufzeiten der Lieferanten zugreifen.
Eine andere Art von Beschaffungssoftware ist die Procure-to-Pay-Software, die Ihre Einkaufsabteilung mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung verbindet. Auf diese Weise können Sie Ihr Lieferkettenmanagement unternehmensweit rationalisieren.
Vorteile von Beschaffungssoftware
Zu den wichtigsten Vorteilen von E-Procurement-Software in der Lieferkette gehören:
- Verbesserte Kostenkontrolle durch Genehmigungen und Freigaben, um die Notwendigkeit und Richtigkeit einzelner Einkäufe sicherzustellen
- Senkung der Beschaffungskosten durch verbesserte Möglichkeiten zum Vergleich von Lieferantenoptionen
- Höhere Kundenzufriedenheit durch Sicherstellung der rechtzeitigen Materialbereitstellung
- Senkung der mit dem Einkauf verbundenen administrativen Arbeitskosten durch den Einsatz von Software-Automatisierung
Bereitstellung kritischer Dokumentation mit Beschaffungssystemen
Die meisten Menschen würden keine rechtliche Vereinbarung ohne einen Vertrag zum Schutz ihrer Interessen eingehen. Wenn Sie jedoch geschäftliche Einkäufe tätigen, ohne Bestellungen auszustellen und zu verfolgen, tun Sie genau das. Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware können Sie feststellen, in welchen Fällen Ihre Bestellung nicht ordnungsgemäß ausgeführt worden ist. Diese Module fördern nicht nur die Organisation und Effizienz, sondern bieten auch die Möglichkeit, Regressansprüche geltend zu machen, wenn Ihre Erwartungen als Einkäufer nicht erfüllt werden.
Automatisieren Sie den Beschaffungsprozess mit Online-Beschaffungssoftware
Cloud-basierte Beschaffungslösungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Einkaufsprozesse effektiv und konsequent zu verwalten. Jede von Ihnen erstellte Bestellung wird automatisch in die Datenbank aufgenommen, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Durch die Automatisierung können Sie auch die Erstellung von Bestellungen rationalisieren. Es ist leicht zu übersehen, wie viel Zeit Sie dadurch sparen können. Durch die Einrichtung von Pflichtfeldern können Sie sicherstellen, dass jede Bestellung nachvollziehbare Informationen über den Lieferanten, die gekauften Artikel, die Mengen, die Lieferanweisungen, die Bedingungen, den ursprünglichen Käufer und die Kosten enthält.
Verantwortlichkeit in der Beschaffungssoftware
Die Beschaffungssoftware erhöht die Sicherheit und die Verantwortlichkeit für Ihre Bestellprozesse. Es können Regeln erstellt werden, die festlegen, wer Einkäufe tätigen darf. Durch zentralisierte Einkaufsaufzeichnungen mit Tools zur Ausgabenanalyse können Sie jeden Einkauf Ihres Unternehmens verfolgen. So können Sie sicherstellen, dass jede Bestellung rechtmäßig, korrekt und autorisiert ist. Durch den Vergleich von Lieferantenrechnungen mit Ihren eigenen Unterlagen können Sie Fehler bei der Bezahlung von Lieferanten ausschließen, bevor Sie den Scheck ausstellen.
Schnellere Erfüllung von Kundenwünschen mit Beschaffungssoftware
Die Automatisierung der Bestellungserstellung ist auch ein effektiver Weg, um Kundenwünsche entlang der Lieferkette zu erfüllen. Durch die Integration eines benutzerfreundlichen Moduls in die Bestandsverwaltung können Sie die ungenaue und fehleranfällige Praxis des „Blicks auf die Regale“ abschaffen. Durch die Verknüpfung Ihrer Bestellanwendung mit Ihrer Bestandskontrollanwendung haben Sie in Echtzeit Zugriff auf Ihre exakten Bestandsmengen, die Bewegungshistorie, saisonale Trends und die Vorlaufzeiten der Lieferanten.
Arten von Beschaffungssoftware
Je nachdem, welche Funktionalitäten Ihr Unternehmen benötigt, können Sie nach einer Software suchen:
- Bestellsoftware
- Beschaffungssoftware
- Software für die Beschaffung bis zur Bezahlung
- Software für das Ausgabenmanagement
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffungssoftware und dem Rest? Viele Softwareanbieter vertauschen die Namen oder ordnen ihre Software zwei oder mehr Typen zu. Obwohl sie sich in ihrer Funktionalität ähneln, können sie alle einen bestimmten Zweck erfüllen, weshalb es wichtig ist zu wissen, was Ihr Unternehmen benötigt.
