Was ist Beschaffungssoftware?
Beschaffungssoftware (von einigen Anbietern auch als RFQ-Software oder Einkaufsmanagementsoftware bezeichnet) verwaltet die Einkaufsprozesse innerhalb einer Lieferkette. Nach der Verwendung von Beschaffungssoftware zur Analyse der aktuellen Ausgaben und der Leistung potenzieller Lieferanten übernehmen diese Tools den Abschluss von Geschäften und die Einleitung von Geldtransaktionen. Als wichtiges Element von Supply-Chain-Management-Systemen helfen diese Systeme Unternehmen, ihre Einkaufszyklen effizient zu verwalten und den Gewinn bei jeder Bestellung zu maximieren.
Evaluierung von Beschaffungssystemen
Bei der Bewertung von Beschaffungssoftware ist es ratsam, sich nicht an den einzelnen Funktionen der einzelnen Produkte zu orientieren. Suchen Sie vielmehr nach einem Produkt, das zu Ihren aktuellen und früheren Anwendungen passt und das die von Ihnen bereits getroffenen Entscheidungen beschleunigen kann.
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie bei der Anschaffung dieses Programms treffen müssen, ist die Entscheidung für ein traditionelles, installationsbasiertes System oder ein Software-as-a-Service-System. Beschaffungsanwendungen müssen die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, wie z. B. des Sarbanes-Oxley Act von 2002, der strengere Vorschriften für Buchhaltungspraktiken vorsieht. Das bedeutet, dass Sie auch sicherstellen müssen, dass Ihre Anwendung SOX-konform ist, d. h. eine vollständige und zuverlässige Offenlegung in der Finanzberichterstattung gewährleistet.
Stellen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie Lösungen für den Einkauf evaluieren:
- Verwaltet Ihre Abteilung in erster Linie die direkte Beschaffung oder die indirekte Beschaffung? Ist das System für diese Anwendungsfälle geeignet?
- Ist die Anwendung SOX-konform?
- Wie unterstützt Sie dieses Programm bei der Beschaffung von Rohstoffen?
- Wie sieht der PO-Genehmigungs- und Lieferprozess aus?
Welche Markttrends sind zu beachten?
Bei der Evaluierung einer neuen Procurement-Lösung sollten Sie die folgenden Branchentrends im Auge behalten. Wie Ihr ausgewählter Anbieter sich in diese Trends einfügt, könnte einen erheblichen Einfluss auf seine Rentabilität haben.
Die neue Generation hat einzigartige Anforderungen. Heutzutage haben die Menschen hohe Erwartungen an die Art und Weise, wie die Beschaffung durchgeführt werden sollte, und an die Technologie, die eingesetzt werden muss. Daher müssen Unternehmen über die neuesten Technologien Bescheid wissen und auf dem Laufenden sein, um die derzeitige Generation an sich zu binden und die Millennials in die gesamte Lieferkette einzubinden.
Der Aufstieg der Cloud. Beschaffungsteams auf der ganzen Welt investieren auf die eine oder andere Weise in Technologie, müssen jedoch noch die Nutzung der Cloud in ihren Unternehmen maximieren. Der Einkaufsprozess kann die Cloud-Technologie auf verschiedene Weise nutzen, beispielsweise für die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die Cloud hat den Beschaffungsabteilungen viel zu bieten, z. B. die Rationalisierung von Aufträgen, eine bessere Sichtbarkeit in der gesamten Lieferkette und eine reibungslosere Durchführung verschiedener Änderungen, sogar während des Transports von Waren.
Verbesserungen im E-Procurement. Unternehmen müssen bei der Auswahl ihrer E-Procurement-Systeme und Kostenmanagement-Parameter sorgfältiger vorgehen. Die ideale E-Procurement-Technologie wird ihnen dabei helfen, ihre Einkaufsaktivitäten zu beschleunigen, Richtlinienverstöße zu verringern und bestehende Hindernisse bei der Beschaffung zu beseitigen.D
Wachsende Bedeutung der Datensicherheit. Aufgrund der zunehmenden Zahl von Datenschutzverletzungen müssen Unternehmen ihre Daten auf den verschiedenen Stufen ihrer Lieferkette sicher speichern. Außerdem sollten sie die Personen innerhalb der Lieferbeziehungen für etwaige Datenverstöße zur Verantwortung ziehen. Wachstum der Analytik. Die komplexen Aufgaben der Datendarstellung, -einsicht und -analyse sind heutzutage anspruchsvoll, aber entscheidend. Dieser Trend nimmt bei den Beschaffungsteams deutlich zu. Die Analyse der Ausgaben ermöglicht es den Beschaffungsabteilungen, einen vollständigen Überblick über alle indirekten und direkten Ausgaben zu erhalten. Sie hilft ihnen auch, Kosten zu senken, wo immer dies möglich ist, und alle Konsolidierungsmöglichkeiten zu erkennen.
Fazit
Softwarelösungen für das Beschaffungswesen unterscheiden sich in Bezug auf Funktionalität, Preis und Kerntechnologie. Die ideale Lösung ermöglicht es Unternehmen, Budgets zu kontrollieren, Kosten zu senken und die Transparenz im Genehmigungs- und Ausgabenprozess zu erhöhen.
