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Erstellen eines Projektmanagement-Zeitplans in 7 einfachen Schritten

Die Erstellung eines Zeitplans für Ihr Projekt ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Sie die Fristen einhalten und die Ergebnisse pünktlich abliefern. Es ist zwar einfach, einen Kalender zu öffnen und Fälligkeitstermine zu markieren, aber das ist nicht unbedingt ein effektiver oder effizienter Weg, um Fristen zu setzen, die auch eingehalten werden können. Und wenn Sie anfangen, an größeren Projekten zu arbeiten – Projekte mit mehreren zu erbringenden Leistungen, die eine Vielzahl interner und externer Teams umfassen und komplexe, anspruchsvolle und sogar widersprüchliche Ziele haben -, wird eine einfache Kalendermarkierung fast sicher nicht funktionieren.

Projektmanagement-Zeitpläne bieten einen klaren Überblick über ein Projekt von seinem Beginn bis zu seinem Ende und führen zu mehr Transparenz, besserer Kommunikation, einer klaren Grundlage für den Zweck der Arbeit und besserer Effizienz.

Ganz gleich, ob es sich um Ihr erstes großes Projekt handelt oder ob Sie nach einer effizienteren und effektiveren Methode zur Planung von Terminen suchen, dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen können.

Schritte zur Erstellung eines Projektzeitplans

  1. Erstellen Sie ein Briefing- oder Scoping-Dokument
     Beginnen Sie damit, das Projekt in groben Zügen zu definieren. Beschreiben Sie die Ziele, die Beteiligten, die Rollen der Schlüsselpersonen, den Zeitrahmen und die wichtigsten Meilensteine. Seien Sie, wenn möglich, spezifisch. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie planen eine Hochzeit. Das Scoping-Dokument würde besagen, dass das Projekt eine fantastische, unvergessliche Hochzeit für 100 Gäste liefern soll, und dass die Veranstaltung die Zeremonie, das Abendessen und den Tanz umfassen wird.
  2. Zerlegen Sie das Projekt anhand des Scoping-Dokuments in kleinere Teile
    Definieren Sie Teilleistungen und die Schritte, die zu deren erfolgreichem Abschluss führen sollen. Die Reihenfolge dieser Schritte ist nicht wichtig, wohl aber die einzelnen Teile. Je mehr Sie den Umfang des Projekts verfeinern, desto überwältigender kann er erscheinen; dieser Schritt, bei dem Sie die Aufgabe in eine Reihe von Schritten aufteilen, wird jeden Teil verdaulich erscheinen lassen.
  3. Schätzen Sie, wie lange jeder Schritt dauern wird
    Sobald Sie diese Schritte aufgeschlüsselt haben, können Sie besser abschätzen, wie viel Zeit jeder einzelne in Anspruch nehmen wird. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie benötigen werden, können Sie die einzelnen Aufgaben genauer planen und in eine Reihenfolge bringen. Die Suche nach einem Veranstaltungsort wird beispielsweise einen Monat in Anspruch nehmen: eine Woche für die Suche nach einem Veranstaltungsort, eine Woche für die Besichtigung der in Frage kommenden Orte, eine Woche für die Entscheidung, welcher Ort der beste ist, und eine Woche für die Unterzeichnung des Vertrags und die Anzahlung.
  4. Formalisieren Sie die Bestellung
     Wenn Sie die einzelnen Schritte der Hochzeit besser verstehen, werden Sie feststellen, dass bestimmte Schritte nicht vor anderen erledigt werden können. Zum Beispiel können Sie keine Einladungen verschicken, bevor Sie nicht wissen, wo die Veranstaltung stattfinden wird, und Sie können kein Menü planen, bevor Sie nicht wissen, wer der Caterer ist. Indem Sie diese „Abhängigkeiten“ aufdecken, können Sie festlegen, welche Schritte gleichzeitig in Angriff genommen werden können und welche zuerst abgehakt werden müssen.
  5. Erstellen Sie Ihren Zeitplan
     Nun können Sie die einzelnen Schritte in Ihr Projektmanagement-Tool eingeben. Mit geeigneten Tools können Sie auf einfache Weise Projekte erstellen, Aufgaben zuweisen, Fristen setzen (und ggf. ändern), Ressourcen einteilen, Kontakt zu den Beteiligten aufnehmen, den Fortschritt des Teams verfolgen, Budgets festlegen, Rechnungen schreiben und vieles mehr. Für Projekte gibt es zahlreiche vorgefertigte Vorlagen, aus denen Sie wählen können, und die Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen ist ein Kinderspiel.
  6. Teilen Sie Ihre Zeitleiste mit den Beteiligten
     Wenn Sie Ihre Zeitleiste mit einem Projektmanagement-Tool erstellt haben, ist es ein Kinderspiel, sie zu teilen. Senden Sie Ihren Zeitplan an Mitarbeiter, Auftragnehmer, Beteiligte und andere (und wenn Sie wirklich eine Hochzeit planen, senden Sie ihn auch an den Bräutigam – er wird bei der Planung oft übergangen).
  7. Beziehen Sie sich häufig auf Ihren Zeitplan, wenn Sie Ihre Teams mobilisieren und sich an die Arbeit machen, und seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie währenddessen Änderungen vornehmen und anpassen müssen.
     Es werden Dinge passieren – sowohl gute als auch schlechte -, die Ihren Zeitplan beeinflussen. Vielleicht konnten Sie Schritte konsolidieren, vielleicht hat ein Auftragnehmer abgesagt, vielleicht ist eine Schlüsselkomponente einfach nicht verfügbar. Ein Zeitplan kann zwar nicht verhindern, dass solche Dinge passieren, aber er hilft Ihnen, schneller zu reagieren, wenn sie passieren. Wenn Sie die einzelnen Schritte und die Schritte, die von anderen Schritten abhängen, bevor sie ausgeführt werden können, im Detail kennen, können Sie sich besser an die Änderungen anpassen, die auf dem Weg dorthin sicher eintreten werden.
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Was ist ein DSS und wie kann es die Effizienz eines Unternehmens verbessern?

Was ist ein Entscheidungsunterstützungssystem (DSS)?

Im Folgenden finden Sie eine kurze Definition, was diese Plattformen sind und warum sie wichtig sind:

  • Ein Entscheidungsunterstützungssystem (DSS –
    decision support system) ist ein Softwaresystem zur Steuerung, Überwachung und Kontrolle eines Entscheidungsprozesses
  • Es sammelt und analysiert große Datenmengen, um Führungskräften zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.
  • Der wirksame Einsatz eines DSS kann eine Reihe von Vorteilen bieten, von einer verbesserten Unternehmensleistung bis hin zu einem besseren Einblick in den Markt (siehe unten)
  • Letztlich kann das richtige DSS den Unternehmen, die es richtig einsetzen, einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie funktioniert ein DSS?

DSS-Plattformen:

  • Integrieren eine Vielzahl von Datenquellen, wie Business Intelligence und Competitive Intelligence
  • Sie nutzen datengesteuerte Methoden wie Analytik oder maschinelles Lernen, um auf der Grundlage dieser Daten Erkenntnisse zu gewinnen.
  • Sie können weitgehend automatisiert sein oder mehr menschlichen Input enthalten
  • Vorhersagen zu diesen Daten treffen und Handlungsempfehlungen aussprechen
    Es ist anzumerken, dass diese Plattformen einzigartig, vielseitig und flexibel sind und eine Vielzahl von Berichten und Ergebnissen erzeugen können.

Ihre Einsatzmöglichkeiten sind daher ebenso breit gefächert, wie wir im Folgenden sehen werden.

Wie ein DSS die Effizienz verbessern und das Unternehmenswachstum fördern kann

Der Nutzen eines DSS hängt davon ab, wie es eingesetzt wird, vom jeweiligen Unternehmen, von den Daten, auf die das DSS Zugriff hat, und von ähnlichen Faktoren.

Richtig eingesetzt, kann ein DSS jedoch Folgendes leisten

  • Geschäftsführern helfen, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten und nicht auf der Grundlage von Emotionen oder Bauchgefühlen zu treffen
  • Einblicke bieten, zu denen Unternehmensleiter – oder Konkurrenten – sonst keinen Zugang hätten
  • die Ergebnisse von Maßnahmen, die auf DSS-gestützten Entscheidungen beruhen, verbessern
  • Verringerung von Vermutungen und Fehlerquoten
  • Beschleunigung des Unternehmenswachstums
  • einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen
    Kurz gesagt, ein DSS kann viele der Funktionen automatisieren, die Datenanalysten durchführen würden, und das zu einem Bruchteil der Kosten.

Wie man das beste
DSS auswählt

Obwohl ein DSS vielseitig ist, ist es kein allgemeiner „virtueller Assistent“ – diese Plattformen haben ihre Grenzen und spezifische Anwendungsfälle.

Bei der Auswahl eines DSS sollte daher eine der ersten Überlegungen sein, wie es eingesetzt werden soll.

Ein DSS kann zum Beispiel als Entscheidungshilfe für folgende Bereiche eingesetzt werden:

  • Mitarbeiterschulung und -entwicklung
  • Unternehmensinvestitionen
  • Produktentwicklung
  • Vertriebs- und Marketingentscheidungen
  • Entwicklung von Kundenerfahrungen
  • Digitale Einführung und digitale Transformation
    Sobald diese Entscheidung getroffen ist, sollten Unternehmensleiter dieselben Maßnahmen ergreifen, die sie auch bei jeder anderen Investitionsentscheidung ergreifen würden.

Es ist nämlich wichtig, die Anbieter, ihre Stärken und Schwächen, ihre Erfolgsbilanz, ihre Preispunkte und ähnliche Faktoren zu bewerten.

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CTRL-Tool – LIEFERANTENMANAGEMENT ALS DIENSTLEISTUNG

Die CTRL-Tool Plattform ist Ihre agile Lösung für die Verwaltung von Produktionswerkzeugen und -vorrichtungen im digitalen Zeitalter.

Es ist effizient, sicher, verfügbar und einfach.

Wie funktioniert es?

Sie überwachen Ihre Projekte mit nur wenigen Klicks und Ihre Daten sind durch regelmäßige Backups geschützt.

Es handelt sich um eine Tracking- und Kommunikationssoftware, die sicherstellt, dass Unternehmen über die richtigen Grundlagen verfügen, um kritische Zeitpunkte zu aktualisieren und darüber zu berichten.

CTRL-Tool ermöglicht es Führungskräften und ihren Organisationen Umsetzungssicherheit zu schaffen und eine langfristige, wettbewerbsfähige Leistung zu erreichen und zu erhalten.

Es bietet auch eine standardisierte Plattform, um Probleme gegenüber der Geschäftsleitung und den Interessenvertretern anzusprechen.

Die Werkzeugdaten werden vom Lieferanten zur Verfügung gestellt und vom CTRL-Tool ausgewertet, verarbeitet und über die CTRL-Tool Anwendung kompakt aufbereitet.

Das ermöglicht eine fast spielerische Handhabung durch das intuitive Bedienkonzept.

Die Dashboard-Funktion „Tool News“ bietet dank grafischer Indikatoren einen schnellen Überblick über den Status des Werkzeugs.

Warum CTRL-Tool?

Eine flexible, schlanke Lösung für das Kaufteilemanagement und eine schnelle und sichere Datenverfügbarkeit sind die Vorteile, die unsere Kunden auf eine dynamische und digitale Zukunft vorbereiten.

Premium-Funktionen, die es Ihrem Team ermöglichen, über sich hinauszuwachen, wo auch immer es sich befindet.

Durch die Digitalisierung Ihres Einkaufs- und Lieferantenmanagements mit CTRL-Tool erhalten Sie genau die Flexibilität, die Sie brauchen, um auf sich ständig ändernde Markt- und Wettbewerbssituationen zu reagieren.

Es ist keine Softwareinstallation oder Schnittstellenintegration erforderlich.

CTRL Tool kann als Web-Anwendung auf jedem mobilen Endgerät genutzt werden. Durch das responsive Design passt sich die Anwendung optimal an jede Bildschirmgröße an.

Es herrscht jederzeit und an allen Stellen volle Transparenz. Mit dem individuellen Kundenlogin erhalten Sie Zugang zu Ihrer persönlichen CTRL-Toolumgebung.

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ZU BERÜCKSICHTIGENDE SPEZIELLE FUNKTIONEN DER PROJEKTMANAGEMENT-SOFTWARE

Projektmanagement-Software ist für die Zusammenarbeit in Ihrem Team unerlässlich. Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, müssen Sie jedoch sicherstellen, dass es über die richtigen Funktionen und Möglichkeiten verfügt, um den Anforderungen Ihres Teams gerecht zu werden.

Ein Startup, das an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, braucht eine Software, die mit dem rasanten Tempo mithalten kann. Ein kleines Unternehmen mit Kundenkontakt bevorzugt vielleicht eine All-in-One-Projektmanagement- und CRM-Lösung. Größere Unternehmen benötigen wahrscheinlich viele verschiedene Berechtigungseinstellungen und Arbeitsbereiche für alle ihre Benutzer.

Wir werden einige der Faktoren untersuchen, die jeder bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen sollte. Außerdem gehen wir auf einige spezielle Funktionen einiger Tools ein, von denen Ihr Team profitieren könnte.

Zu berücksichtigende spezielle Funktionen der Projektmanagement-Software

Ihr Unternehmen hat möglicherweise besondere Anforderungen an die Projektplanung, die über die allgemeinen Überlegungen hinausgehen. Vielleicht sieht die Projektplanung in Ihrer Branche ganz anders aus als in einem allgemeinen Unternehmenskontext. Vielleicht möchten Sie, dass Ihr Projektmanagement-Tool auch als CRM- oder Messaging-Plattform fungiert und Ihnen die Konsolidierung mehrerer Anwendungen ermöglicht.

Es gibt spezialisiertere Projektmanagement-Software, die sich direkt in den Arbeitsablauf Ihres Teams einfügen kann.

Zeiterfassung

Eine der beliebtesten Funktionen, die ein PMS bietet, ist die Möglichkeit, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen. Dies kann Ihnen helfen, Projektpläne in Zukunft effektiver zu planen, da Sie erfahren, wie lange jede Aufgabe in Echtzeit dauert. Sie können jedem Mitarbeiter ein realistisches und realisierbares Arbeitspensum und jedem Projekt einen realisierbaren Zeitrahmen zuweisen. Berichte und Analysen können Ihnen auch Wege zur Steigerung von Effizienz und Produktivität aufzeigen.

Die Zeiterfassung ist besonders praktisch, wenn sie Teil einer bestimmten Ressourcenmanagementfunktion ist. Mit diesen Funktionen können Sie Zeitblöcke für Mitarbeiter oder Auftragnehmer planen, die an bestimmten Aufgaben arbeiten. Die integrierte Zeiterfassung ist auch praktisch, wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten und abrechenbare Stunden als Teil Ihrer Kundenverträge haben. So können Sie ganz einfach nachverfolgen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe, jedes Projekt und jeden Kunden aufwenden.

Planview Projectplace ist eine Option, die eine Zeiterfassung und damit verbundene Funktionen enthält. Sie können Berichte erstellen und anhand der Zeiterfassungsdaten wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Es gibt auch iPhone- und Android-Versionen dieser Projektmanagement-App, um die Zeiterfassung zu erleichtern, wenn Sie nicht am Computer sitzen.

Kommunikation in Echtzeit

Ein gewisses Maß an Echtzeit-Zusammenarbeit ist zwar eine Kernkomponente jeder Projektmanagement-Software, aber einige gehen noch einen Schritt weiter. Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. Chats und die Zusammenarbeit an Dokumenten in der App. Software mit diesen Kommunikationsfunktionen ist ideal, wenn Sie nicht in mehrere separate Tools investieren möchten.

Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit bietet. Sie können Unterhaltungen mit Gruppen von Teammitgliedern führen oder private Nachrichten senden. Sie können sogar Gäste von außerhalb Ihres Unternehmens einladen, um an einzelnen Projekten mitzuarbeiten. Es gibt auch eine Option „Teamkollegenansicht“. Mit dieser Ansicht können Sie alle Aufgaben sehen, die einem Ihrer Teammitglieder derzeit zugewiesen sind, und sich so einen besseren Überblick über dessen Arbeitsbelastung verschaffen.

Kundenbeziehungsmanagement

Haben Sie ein kundenorientiertes Geschäft, das die Zusammenarbeit mit Kunden über Projektzyklen hinweg beinhaltet? Dann könnte es ideal sein, nach einer Projektmanagement-Software zu suchen, die auch über Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement verfügt. Dies ist ein weiterer Ansatz für eine All-in-One-Lösung, mit der Sie die Anzahl der einzelnen Anwendungen, zwischen denen Sie täglich wechseln müssen, minimieren können.

Eine Projektmanagementsoftware, die auch als CRM fungiert, ist Hubspot CRM. Hubspot CRM verfügt über alle Projekt- und Aufgabenmanagementfunktionen eines Projektmanagement-Systems. Zu den CRM-Funktionen gehören Kontakt- und E-Mail-Management, Rechnungsstellung und Marketing-Automatisierung. Mit solchen kombinierten PMS- und CRM-Tools können Sie Ihre Kunden und Ihre Projekte von derselben Plattform aus organisieren.

Branchenspezifische Software

Das richtige PMS passt in Ihren spezifischen Arbeitsablauf. Ihre Branche hat möglicherweise einen so einzigartigen Projektplanungsprozess, dass Sie eine spezielle Software benötigen.

Das Bauwesen ist ein Anwendungsfall, in dem ein branchenspezifisches PMS ideal ist. Procore ist für die Verwaltung von Bauprojekten konzipiert. Zu den Funktionen dieser Software gehören die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Kennzeichnung von Plänen sowie die gemeinsame Nutzung von Spezifikationen, Änderungsaufträgen und RFIs. Die Software verfügt auch über eine mobile App, was in einem mobilen Gewerbe wie dem Baugewerbe unabdingbar ist.

Wenn Sie sich nicht für eine branchenspezifische Projektmanagement-Software entscheiden, sollten Sie dennoch über die Bedürfnisse Ihres Teams nachdenken. Eine gute Möglichkeit, sich auf den Kauf einer PMS-Software vorzubereiten, besteht darin, sich mit Ihrem Team zusammenzusetzen und über die von ihm wahrgenommenen Bedürfnisse zu sprechen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Einkaufsliste mit allen Funktionen, die Ihr Team benötigt, sowie deren Anliegen.

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8 Gründe, warum ERP so wichtig ist

Enterprise Resource Planning (ERP) wird in der Regel von Unternehmen eingesetzt, die in der Lieferkette arbeiten, um den Überblick über alle beweglichen Teile der Produktion und des Vertriebs zu behalten. ERP kann jedoch auch von einer Reihe anderer Branchen genutzt werden, darunter das Gesundheitswesen, gemeinnützige Organisationen, das Baugewerbe und das Gastgewerbe. Organisationen, die ihre Mitarbeiter, Kunden und Bestände verwalten müssen, können sich auf die Vorteile von ERP verlassen.

ERP speichert alle eingegebenen Daten in einer einzigen Datenbank, so dass alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten können. Außerdem können all diese Daten organisiert, analysiert und in Berichten zusammengefasst werden. ERP vereint Kundenmanagement, Personalwesen, Business Intelligence, Finanzmanagement, Lagerhaltung und Lieferkettenfunktionen in einem einzigen System.

Warum ERP wichtig ist

Software für die Unternehmensressourcenplanung wird für die Verwaltung einer Reihe von Geschäftsfunktionen eingesetzt, aber was macht sie besser als andere Lösungen? Auch wenn ERP ähnliche Ziele wie andere Lösungen verfolgt, machen seine einzigartigen Funktionen es zu einem unverwechselbaren Wettbewerber auf dem Softwaremarkt. Hier sind die acht Gründe, warum jedes Unternehmen die Bedeutung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) in Betracht ziehen sollte:

Mehr Geld gespart

Obwohl viele Anbieter in den letzten Jahren eine flexible Preisgestaltung eingeführt haben, stellen ERP-Pakete immer noch eine große Investition dar. Allein die hohen Kosten können es für viele unwahrscheinlich erscheinen lassen, dass das Programm Ihrem Unternehmen überhaupt Geld spart. Aber wenn man erst einmal den Preisschock überwunden hat, ist es einfacher zu erkennen, wie ERP eine hervorragende Kapitalrendite bieten kann.

Erstens vereinheitlicht ERP viele der Systeme, die derzeit in Ihrem Unternehmen möglicherweise fragmentiert sind. Von der Produktentwicklung bis hin zur Kreditorenbuchhaltung können Ihre Mitarbeiter über ein zentrales System auf alle für ihre Arbeit erforderlichen Tools zugreifen.

Durch die Vereinheitlichung der Systeme helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Mit ERP müssen die Benutzer nicht mehr in verschiedenen Systemen nach Informationen suchen. Dank der zentralen Datenbank sind die Informationen viel einfacher abrufbar. Außerdem spart Ihr Unternehmen mit ERP Geld, da die Benutzer nicht mehr für mehrere Systeme geschult werden müssen. Dies reduziert nicht nur die Kosten für die Schulung, sondern auch den logistischen Aufwand. Anstatt mehrere Schulungssitzungen mit verschiedenen Anbietern zu planen, müssen Sie nur mit einem kommunizieren.

Verbesserte Kollaboration

Die Funktionen von ERP-Anwendungen können je nach verwendetem Programm leicht variieren, aber im Allgemeinen verbessern alle Systeme die Zusammenarbeit auf irgendeine Weise. Wie bereits erwähnt, ist die zentralisierte Datenbank ein wesentlicher Bestandteil dessen, was ein ERP-System einzigartig macht. Mit dieser Datenbank verfügen Sie in Ihrem Unternehmen über eine einzige Quelle der Wahrheit, von der aus Sie arbeiten können. Dadurch werden Fehler, die durch die Arbeit mit falschen Daten entstehen, reduziert und die Kosten weiter gesenkt.

Außerdem verringert eine zentrale Datenbank das Zögern oder Stocken von Projekten, da alle Teammitglieder Zugriff auf die unternehmensweiten Daten haben, die sie benötigen. Außerdem müssen keine Informationen aus verschiedenen Systemen oder Quellen zusammengeführt werden. Da alle Daten über ein einziges System zusammengestellt, gespeichert, gemeinsam genutzt und abgerufen werden, gibt es keine Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit, Vollständigkeit oder Sicherheit der Datenbestände.

Das ist nicht so einfach zu sagen, wenn Ihr Team vielleicht dieselben Kundendaten immer wieder in verschiedene Systeme eingibt. Ohne ein ERP-System laden Sie menschliche Fehler in Ihre Prozesse ein, obwohl diese leicht vermieden werden könnten.

Bessere Analytik

Eine zentrale Informationsdatenbank hilft auch bei der Verbesserung Ihrer Analysen und Berichte. Da ein ERP-System alle von den Benutzern eingegebenen Daten aufzeichnet und speichert, eignet es sich hervorragend als Business Intelligence-Tool. Solange Ihr Anbieter eine solide Funktionalität bietet, kann Ihr Team mit ERP-Software verschiedene Berichte einfacher und schneller erstellen. Berichte, die ohne ERP tagelang recherchiert und zusammengestellt werden müssten, sind in wenigen Minuten erstellt.

Die meisten ERP-Lösungen bieten ein anpassbares Dashboard, so dass die Führungskräfte die Berichte sehen können, wenn sie sich zum ersten Mal im System anmelden. Diese Berichte können alles umfassen, von Einnahmen- und Ausgabenaufstellungen bis hin zu benutzerdefinierten KPIs, die einen Einblick in bestimmte Funktionen bieten. Der schnelle Zugriff auf diese Berichte ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, schneller bessere Entscheidungen zu treffen. Sie müssen sich nicht mehr auf Ihr IT-Personal verlassen, um die von Ihnen benötigten Berichte zu erstellen. Und schließlich sind die Berichte in der Regel mit Zugriffsebenen versehen, so dass nur die zuständigen Mitarbeiter wertvolle Unternehmensdaten sehen können.

Verbesserte Produktivität

Bei herkömmlichen Methoden sind langwierige Aufgaben unvermeidlich. Für Aufgaben wie die Erstellung von Berichten, die Überwachung des Lagerbestands, die Zeiterfassung und die Bearbeitung von Aufträgen haben die Mitarbeiter in der Vergangenheit Stunden gebraucht. Diese Prozesse nehmen nicht nur Zeit in Anspruch, sondern senken auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und machen sie anfällig für menschliche Fehler. Nach der x-ten Stunde, in der ein und dieselbe Datenzeile in verschiedene Formulare eingegeben wird, unterläuft selbst den besten Mitarbeitern zwangsläufig ein Fehler.

Wenn Sie die richtige Lösung wählen, kann ein ERP-System Ihre mühsamsten Aufgaben automatisieren. Die Datenbank in der ERP-Software macht überflüssige Aufgaben wie die Dateneingabe überflüssig und ermöglicht es dem System, fortgeschrittene Berechnungen innerhalb weniger Minuten durchzuführen. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben, was sich positiv auf Ihren ROI auswirkt. Auf diese Weise steigert ERP die Produktivität, Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens.

Zufriedenere Kunden

Das Management Ihrer Kunden war noch nie so wichtig wie heute. In unserem digitalen Zeitalter nutzen immer mehr Menschen das Internet, um sich Ratschläge für ihre Kleidung, ihr Essen und ihr Leben zu holen. Und da 84 Prozent der Verbraucher Online-Bewertungen genauso viel Vertrauen entgegenbringen wie einem Freund, sind die Meinungen früherer Kunden wichtiger denn je.

Der beste Weg, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, ist die Bereitstellung kundenorientierter Waren und Dienstleistungen. ERP bietet dies auf verschiedene Weise. Erstens sind die meisten ERP-Systeme mit einem CRM-Tool (Customer Relationship Management) ausgestattet oder lassen sich leicht in ein solches integrieren. Mit einem ERP hat Ihr CRM Zugriff auf Daten aus allen Unternehmensfunktionen.

Ein integriertes CRM kann Ihnen neben Kontaktinformationen auch Details wie die Auftragshistorie und Rechnungsinformationen anzeigen. So kann Ihr Team Ihre Kunden ganzheitlicher betrachten und ein besseres Verständnis für deren Wünsche und Bedürfnisse gewinnen. Die erhöhte Kundentransparenz hilft Ihnen bei der Formulierung Ihrer Verkaufsstrategie für eine verbesserte Lead-Generierung.

Vereinfachtes Compliance- und Risikomanagement


Wenn Unternehmen wachsen und in verschiedenen Ländern Geschäfte machen, kann es schwierig sein, den Überblick über all die verschiedenen Vorschriften zu behalten, die für Ihr Unternehmen gelten. Selbst lokale Unternehmen müssen sich mit verschiedenen Umwelt-, Informationssicherheits- und Personalvorschriften auseinandersetzen.

Glücklicherweise sind viele ERP-Angebote so konzipiert, dass sie diese Vorschriften berücksichtigen und Ihnen helfen, die Einhaltung der Vorschriften in jeder Phase zu gewährleisten. Darüber hinaus bietet ERP-Software integrierte Prüfwerkzeuge, die bei der Dokumentation von Dingen wie der Verwendung von Chemikalien und Steuerbestimmungen helfen. Dies macht es unglaublich einfach, Berichte zu formulieren und sie an die zuständige Behörde zu senden.

Darüber hinaus bietet ERP häufig Werkzeuge für das Risikomanagement. Die erhöhte Zuverlässigkeit und Genauigkeit dieser Lösung verbessert das gesamte Finanzmanagement, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Buchführung geringer ist. Prognosewerkzeuge ermöglichen es den Anwendern auch, Ereignisse in Bezug auf Nachfrage, Arbeit und Budget vorherzusagen. Mit diesen Informationen in der Hand können Sie sicherere Budgets, Zeitpläne und Produktentwicklungspläne erstellen.

Verbesserte Überwachung des Lagerbestands


Eine große Herausforderung für wachsende Unternehmen ist die Verfolgung und Überwachung ihrer wachsenden Lagerbestände. ERP nutzt Strichcodes, RFID-Etiketten und Seriennummern, um Ihren Bestand in jeder Phase der Lieferkette zu überwachen. Diese Tools helfen Ihnen dabei, den Überblick über die Bestände in den verschiedenen Lagern zu behalten, welche Artikel sich auf dem Transportweg befinden und welche Artikel in den Regalen für die Verbraucher bereitstehen. Durch die verbesserte Lagertransparenz wird der Kommissionier-, Verpackungs- und Versandprozess erheblich optimiert, da das Rätselraten entfällt.

Die Bestandsüberwachung verbessert auch die Berichterstattung, da die Verfolgungstechnologien genauere Zahlen liefern. Benutzer können benutzerdefinierte KPIs konfigurieren, um zu sehen, welche Produkte sich am schnellsten bewegen – was auf eine größere Nachfrage hindeutet – und welche die Transportkosten erhöhen. Mit der größeren Präzision, die ERP bietet, können Lagerleiter Echtzeitdaten über ihren Bestand erhalten, um genauere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Verbesserte Produktionsplanung und Ressourcenmanagement

ERP verwaltet nicht nur Ihren Bestand, sondern auch die Produktion. ERP bietet Einblicke in alle Produktionsabläufe, auch in der Werkstatt. Dies ermöglicht es den Benutzern, Produktionspläne, Ausrüstung und Arbeitskräfte zu optimieren, um die Kapazität zu maximieren.

Außerdem verwaltet ERP Ihre Stücklisten und Ihr Anlagevermögen. Mit dieser Software können Benutzer Stücklisten einfach erstellen und bearbeiten und alle früheren Änderungen nachverfolgen. Die Verwaltung des Anlagevermögens ermöglicht die Planung der Anlagenwartung, um unerwartete Ausfallzeiten zu reduzieren und so die Rentabilität und die Beziehungen zur Lieferkette zu verbessern.

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Die 3 besten Open-Source-Projektmanagement-Software-Tools

Laut einer Studie von KPMG sind 70 % der Unternehmen im letzten Jahr mit einem Projekt gescheitert. Ein wahrscheinlicher Grund dafür ist der Mangel an standardisierten Projektmanagementverfahren. Nur 21 % der Unternehmen haben standardisierte Projektmanagementverfahren und -systeme eingeführt.

Hier kommt die Projektmanagement-Software ins Spiel. Diese Tools können Sie zwar bei der Verwaltung aller Aspekte des Projektlebenszyklus unterstützen, sind aber oft mit einem hohen Preis verbunden. Kostenlose Projektmanagement-Tools können dieses Problem teilweise lösen. Ein Nachteil der kostenlosen Optionen ist die eingeschränkte Funktionalität und die geringeren Anpassungsmöglichkeiten.

Open-Source-Projektmanagement-Software übertrifft in dieser Hinsicht die kostenlosen PM-Tools. Open-Source-Software hat in der Regel eine aktive Entwicklergemeinschaft. Dadurch erhalten Sie Zugang zu mehr Fehlerkorrekturen, Anpassungsoptionen und Funktionscode. Sie eignet sich besonders gut für kleine und agile Teams, die eine stark anpassbare Lösung suchen.

Hier sind drei Open-Source-Projektmanagement-Tools, die Sie in Betracht ziehen sollten:

  • OpenProject
  • Gitlab
  • ZenTao

Ist Open-Source-Projektmanagement-Software das Richtige für Sie?


Ist Open-Source-Software die richtige Art von Software für Ihr Unternehmen? Der Einsatz von Open-Source-Software kann sich positiv auf Ihr Budget auswirken, aber nur, wenn Sie über das richtige Entwicklerteam verfügen, das die Software verwaltet. Wenn Sie sich für Open-Source-Software entscheiden, werden sich die Kosteneinsparungen summieren. Allerdings müssen Sie dann möglicherweise Abstriche bei der Kundenbetreuung und der Benutzerfreundlichkeit machen. Es gibt auch noch einige andere kritische Kompromisse, die Sie berücksichtigen sollten (siehe unten).

Vor- und Nachteile von Open-Source


Open-Source-Software ist standardmäßig nicht im Besitz eines bestimmten Unternehmens oder einer bestimmten Einrichtung. Entwickler aus der ganzen Welt können Code zu dem Softwareprojekt beitragen. Sie können auch Fehlerkorrekturen und Software-Updates bereitstellen, die von der gesamten Entwicklergemeinschaft genutzt werden können. Zwei große Vorteile der Verwendung von Open-Source-Software sind:

die Nutzung ist kostenlos (es fallen keine Lizenzgebühren an)
Die Entwickler haben praktisch völlige Freiheit, die Software anzupassen.
Die Verwendung von Open-Source-Software hat aber auch Nachteile: Die Installation, Aktualisierung und Anpassung der Software erfordert Ressourcen der Entwickler. Die Benutzerfreundlichkeit und der Kundensupport werden bei der Verwendung von Open-Source-Software oft geopfert.

Vor- und Nachteile von proprietärer Software


Im Gegensatz dazu befindet sich proprietäre Software im Besitz und unter der Kontrolle eines einzigen Unternehmens. Sie wird manchmal auch als Closed-Source-Software bezeichnet. Ihr Quellcode ist nicht öffentlich zugänglich, so dass Entwickler ihn nicht einsehen oder ändern können. Einige Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmen bieten sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen ihrer Software an. Den kostenlosen Versionen fehlen in der Regel Funktionen, die Anzahl der Benutzer oder Lizenzen ist begrenzt, oder es werden andere Anreize geschaffen, um ein Upgrade zu fördern. Zu den größten Vorteilen der Verwendung proprietärer Software gehören:

Sie können für einen qualitativ hochwertigen und reaktionsschnellen Kundensupport bezahlen.
Sie ist in der Regel benutzerfreundlicher als Open-Source-Software.
Die Verwendung proprietärer Software hat aber auch ein paar entscheidende Nachteile. Der offensichtlichste ist, dass die meisten hochwertigen Softwarepakete Geld kosten. Wenn es darum geht, die Software auf Code-Ebene wirklich anzupassen, gibt es oft weniger Freiheiten.

Es ist leicht, von kostenpflichtigen Softwarediensten abhängig zu werden, wenn es um Fehlerbehebungen, Software-Updates und die Veröffentlichung neuer Funktionen geht. Außerdem besteht beim Kauf und bei der Verwendung proprietärer Software die Gefahr, dass Sie an einen bestimmten Anbieter gebunden sind.

ZenTao


ZenTao ist ein Open-Source-Tool für Scrum und Echtzeit-Zusammenarbeit. Das macht es ideal für Entwicklungs- und Produktteams. Diese Software bietet sowohl eine kostenlose Open-Source-Version der Plattform als auch kostenpflichtige Pläne.

Bestimmte vordefinierte Funktionen sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar, nicht in der Open-Source-Version. Dazu gehören Gantt-Diagramme, Kalender, angepasste Berichte und anpassbare Arbeitsabläufe.

Die Open-Source-Version bietet jedoch weiterhin wichtige Funktionen für das Application Lifecycle Management (ALM):

  • Story-Management
  • Aufgabenverwaltung
  • Verwaltung von Fällen
  • Test- und Freigabemanagement
  • Verwaltung von Dokumenten
  • CI-Verwaltung

Unterm Strich:
ZenTao ist ein Open-Source-Tool, das sich gut für agile Produkt- und Entwicklungsteams eignet. Es eignet sich gut, wenn Sie nach einem kostenlosen AM-Tool suchen. Wenn Sie jedoch spezielle Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kalender oder anpassbare Workflows benötigen, ist es nicht ganz geeignet. In diesem Fall wäre ein kostenpflichtiger ZenTao-Plan besser für Sie geeignet.

GitLab


Gitlab ist eine beliebte End-to-End-Anwendung für DevOps. Es hat eine globale Gemeinschaft von Entwicklern, die die Plattform zum Erstellen und Speichern von Code nutzen. GitLab ist auch ein Git-Repository für Code. Die Software ermöglicht es den Benutzern also, mit anderen Entwicklern an Projekten zusammenzuarbeiten.

Aber es ist auch eine großartige Open-Source-Plattform für die agile Projektplanung. Sie eignet sich besonders gut für Software- und Anwendungsentwicklungsprojekte. Entwickler und Produktmanager können von den folgenden Funktionen profitieren:

  • Agile Planung
  • Versionskontrolle
  • Code-Überprüfung
  • Zeiterfassung
  • Wiki-basierte Projektdokumentation
  • Multi-Cloud CI/CD
  • Sicherheit und Überwachung

Die Plattform verwendet ein „Open-Core“-Geschäftsmodell. Neben der Open-Source-Version bietet das Unternehmen also auch kostenpflichtige Versionen der Software an. Das Open-Source-Programm von GitLab kann nach wie vor von allen kostenlos genutzt werden.

Möglicherweise haben Sie in der Open-Source-Version der Plattform nicht auf alle vordefinierten Funktionen von GitLab Zugriff. Lesen Sie hier mehr über das Geschäftsmodell von GitLab und die Preise für bestimmte Funktionen.

Unterm Strich:
GitLab ist eine großartige kostenlose und quelloffene Lösung für Produktmanager oder Entwickler, die ein schlankes Team leiten. Es wurde entwickelt, um den gesamten DevOps-Lebenszyklus zu verwalten. Es ist also am besten für Software- und Anwendungsentwicklungsprojekte geeignet.

OpenProject


OpenProject ist eine webbasierte Open-Source-Projektmanagementsoftware, die sich ideal für agiles Projektmanagement eignet. Es gibt sowohl eine Community-Edition als auch kostenpflichtige Versionen der Plattform. Die Community-Edition verfügt über eine breite Palette an integrierten Projektmanagement-Funktionen. So verfügt sie beispielsweise über ein Dashboard, das den Projektstatus anzeigt, Gantt-Diagramme und benutzerdefinierte Workflows. Für Produktmanagement-Teams bietet sie wichtige Funktionen wie Bug-Tracking, Scrum-Backlogs und Task-Boards. Außerdem bietet es den Nutzern hilfreiche Berichts- und Zeitmanagementfunktionen wie:

  • Zeiterfassung
  • Kostenbericht
  • Kalenderansicht
  • gemeinsame Zeitleisten

Das Unternehmen empfiehlt, die Software auf eine der folgenden drei Arten zu installieren:

1.Verwendung von DEB- oder RPM-Paketen
2.Installation eines Docker-Images (vom Unternehmen bereitgestellt) auf Servern mit einer Docker-Engine
3.Verwendung der Unternehmensplattform Univention Corporate Server (UCS) zum Herunterladen der OpenProject-Anwendung über das Univention App Center

Unterm Strich:
Die Community-Edition von OpenProject ist ideal für agile Projektmanagement-Teams. Vor allem für Teams, die eine starke Anpassung der Anwendung planen. Wie bei jeder Open-Source-Software müssen Sie sicherstellen, dass Sie über genügend Entwicklerressourcen für die Installation und Verwaltung der Software verfügen.

Andere Projektmanagement-Softwareoptionen


Open-Source-Software und kostenlose Software kann Struktur und Organisation in Ihre dezentralen Projektmanagement-Abläufe bringen. Sie bietet optimierte Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeit für Teammitglieder und Einblicke in Ihre Projekt- und Teamleistung.

Open-Source- und kostenlose Tools sind für viele Teams ein guter Ausgangspunkt, haben aber auch ihre Grenzen. Open-Source-Software verfügt oft nicht über so viele vorgefertigte Integrationen mit Software von Drittanbietern. Es gibt noch ein paar weitere wichtige Dinge, die Sie mit einem Open-Source-Tool wahrscheinlich nicht bekommen werden:

-Breite des Funktionsumfangs
-umfassende, sofort einsatzbereite Funktionen
-reaktionsschneller Kundensupport
-Benutzerfreundlichkeit


Ziehen Sie diese kostenpflichtigen Alternativen in Betracht, wenn Sie Ihr Projektmanagement-Tool aufwerten möchten:

  • Trello: ist sehr benutzerfreundlich und eignet sich hervorragend für die Aufgaben- und Projektverwaltung
  • Jira: ist ein beliebtes Tool zur Fehler- und Problemverfolgung und eignet sich für Produktmanagement und ALM
  • Workfront und Wrike: sind beide großartige Optionen für das Projektportfolio-Management in Unternehmen
  • Microsoft Project: ist eine gute Option für Unternehmen, die bereits andere Microsoft-Produkte verwenden
  • Airtable und Smartsheet: beides benutzerfreundliche PM-Tools mit einer zentralen Tabellenkalkulationsansicht
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Die besten Open-Source-Workflow-Engines und kostenlosen BPM-Software-Tools


BPM Tools (Business Process Management) – sind unverzichtbar, wenn es darum geht, die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens durch systematisches Design, Modellierung, Implementierung, Optimierung und Messung des Workflows abzubilden. Open-Source-Workflow-Engines helfen bei der Entwicklung dieser prozessgesteuerten Anwendungen. Der Zugang zu dieser Art von Workflow-Perspektive trägt dazu bei, Ineffizienzen, menschliches Versagen oder Missverständnisse zwischen einzelnen Personen zu reduzieren.

BPM hat sich zu einem unverzichtbaren, leistungsstarken Werkzeug für die Unternehmensentwicklung entwickelt. Es bietet ein visuelles Prozessdesign-Tool, mit dem auch technisch nicht versierte Benutzer Prozesse und Arbeitsabläufe entwerfen und testen können. Es schafft Transparenz in der organisatorischen Übersicht des Unternehmens (was für Mitarbeiter und Stakeholder von Vorteil ist).

Der Versuch, die beste BPM- und Open-Source-Workflow-Engine für Ihr Unternehmen zu finden, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Vielleicht sind Sie ein Entwickler, der zum ersten Mal in die BPM-Welt eintaucht und nicht weiß, wo er anfangen soll? Vielleicht sind Sie ein erfahrener IT-Fachmann, der alternative, kostenlose BPM-Optionen erkunden möchte? Was auch immer Sie sind, die Nutzung einer kostenlosen Lösung kann Ihnen helfen, herauszufinden, was genau Ihr Unternehmen von seiner BPM-Software benötigt.

Die 3 besten Open-Source-Workflow-Engines und kostenlosen BPM-Software-Tools

1 Bonita BPM – Bonisoft BPM Community

Bonitasoft BPM Community ist eine kostenlose, quelloffene BPM-basierte Anwendungs- und Workflow-Plattform, mit der Anwender hochgradig ansprechende, personalisierte Geschäftsanwendungen erstellen können, die kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert werden können.

Bonita BPM bietet eine Reihe von Schlüsselfunktionen, wie z.B. eine Eclipse-basierte Modellierungs- und Entwicklungsumgebung, einen webbasierten Drag-and-Drop-Designer, eine leistungsstarke und skalierbare Java-basierte Prozessorchestrierungs-Engine, Tools für die soziale Zusammenarbeit und ein einzigartiges, webbasiertes Portal für Benutzer und Administratoren zur Erledigung ihrer alltäglichen Aufgaben. Bonita bietet kostenlose Video-Tutorials und Webinare für BPM-Neulinge oder diejenigen, die mehr über die Software erfahren möchten.

Die Mehrheit (37 %) der Bonita BPM-Benutzer von TrustRadius stammt aus mittelständischen Unternehmen (51-1.000 Mitarbeiter). Die Benutzer schätzen die einfache Entwicklung der Benutzeroberfläche und des Designers, die große Anzahl an integrierten Konnektoren, die eine einfache Integration ermöglichen, und die Möglichkeit, das BPM-System leicht zu modifizieren, um es an Ihren Workflow anzupassen.

Bonita wird von Geschäftsanwendern für seine fantastische Benutzeroberfläche gelobt. Auch wenn es keine mobile App gibt, wird der Zugriff von unterwegs unterstützt. Diese unterstützt sowohl iOS- als auch Android-Funktionen. Diese sind auf einspaltige Aktionen beschränkt, und einige Benutzer benötigen möglicherweise mehr Flexibilität.

Die Verwaltung komplexerer Dokumente ist in Bonita schwieriger. Geschäftsleute haben gesagt, dass diese Probleme der Lebensqualität die Funktionalität beeinträchtigen.

2 Bizagi Modeler

Bizagi Modeler ist eine kostenlose, intuitive und leistungsstarke Software zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Modeler ist Teil der Bizagi Digital Business Platform, zu der auch Bizagi Studio und Bizagi Engine gehören. Die Produkte Bizagi Modeler und Studio können kostenlos heruntergeladen und genutzt werden. Benutzer zahlen nur, wenn sie ihre Automatisierungslösungen mit Bizagi Engine in der Produktion einsetzen.

Benutzer können Workflow-Diagramme erstellen und optimieren, umfangreiche kostenlose Online-Tutorials nutzen und Prozesse in Word, PDF, Excel, Wiki und mehr veröffentlichen. Diese sind gut geeignet, um an das Workflow-Management angepasst zu werden, das für Ihre spezifischen Marktbedingungen benötigt wird.

Bizagi Modeler-Bewertungen lesen
Das System wird über ein Cloud-Portal betrieben, das die Effizienz erhöht, die Prozesse in Ihrem Unternehmen verwaltet und die Prozesse zentralisiert. Es ermöglicht Benutzern die Zusammenarbeit und Simulation von Prozessen sowie die Anzeige von Revisionshistorie, Aktivitätsstrom und Kettendiagrammen. Dies spart auch Ressourcen bei der Desktop-Verarbeitung.

Benutzer können die kostenlose Version nutzen oder auf Studio (für die Entwicklung von Prozessanwendungen) oder Engine (für die Ausführung und Kontrolle der von Bizagi Studio automatisierten Geschäftsprozesse) upgraden.

3 ProcessMaker – Open-Source-Ausgabe

ProcessMaker ist eine Workflow- und Open-Source-BPM-Software-Suite, die zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Verringerung von Ineffizienzen entwickelt wurde. Es verwendet eine Drag-and-Drop-Schnittstelle zur Erstellung von Workflows, um die Automatisierung voranzutreiben. Die Software basiert auf einer Low-Code-BPM-Plattform, die hochgradig skalierbar und widerstandsfähig ist und BPMN 2.0-kompatibel.

Die Software kann mit neuen Funktionen aufgerüstet werden, so dass sie wirklich für Unternehmen geeignet ist. Darüber hinaus enthält sie eine Reihe von Konnektoren, die eingebettet werden können, um eine Integration-as-a-Service-Plattform zu schaffen. Benutzer können auf Wunsch auf einen der drei kostenpflichtigen Pläne aufrüsten, die bei 1.495 US-Dollar pro Jahr beginnen.

Fazit

Ganz gleich, ob Sie ein frischgebackener IT-Spezialist sind, der die Welt des BPM erkundet, oder ein erfahrener IT-Fachmann, der sich mit kostenlosen, alternativen Open-Source-BPM-Lösungen auseinandersetzen möchte – die Auswahl der besten BPM-Software für Ihr Unternehmen kann sich wie eine schwierige Aufgabe anfühlen. Um herauszufinden, welche BPM- und Open-Source-Tools für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten geeignet sind, ist es wichtig zu wissen, wo Sie bei der Auswahl beginnen sollten.

Wenn Sie mit einer kostenlosen Lösung beginnen, können Sie besser verstehen, was genau Sie und Ihr Unternehmen von einer BPM-Software erwarten. Dies ist eine budgetfreundliche, einfache und vorläufige Option, die Ihnen dabei helfen kann, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, welche BPM-Lösung den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen kann.

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Der Aufschwung des digitalen Projektmanagements

Wir leben in einem digitalen Zeitalter. Unsere digitale Welt ist voll von Millionen talentierter Menschen, die an einer Vielzahl von Projekten arbeiten, die unser Online- und Offline-Leben bestimmen.

Die Menschen, die das gestalten, was wir auf unseren Bildschirmen sehen, sind Meister im Planen, Kommunizieren, Zusammenarbeiten und letztendlich im Schaffen.

Das sind die Menschen, die das digitale Projektmanagement ausmachen, und im Zentrum des digitalen Projektmanagements steht natürlich der digitale Projektmanager.

Wenn Ihnen diese Begriffe in Gesprächen bei der Arbeit schon einmal begegnet sind, Sie aber nicht wissen, was sie wirklich bedeuten, erklären wir sie hier für Sie.

Was ist digitales Projektmanagement?


Digitales Projektmanagement ist eine junge Praxis in modernen Unternehmen. Aus diesem Grund gibt es auch verschiedene Arten, es zu verstehen. Einige definieren es als Projektmanagement mit einem digitalen Flair. Manche halten es überhaupt nicht für Projektmanagement. Andere wiederum verwenden es gleichbedeutend mit IT-Projektmanagement. Was also bedeutet digitales Projektmanagement wirklich?

Beim digitalen Projektmanagement geht es darum, Dinge in einer digitalen Welt zu erledigen.

Das klingt vielleicht zu simpel.

Die Sache ist die, dass digitales Projektmanagement ein einfaches Ziel hat, aber mehrere komplexe Werkzeuge einsetzen kann, um die Aufgabe zu erledigen.

Warum ist das digitale Projektmanagement auf dem Vormarsch?


In den letzten Jahren hat sich das digitale Projektmanagement zu einem anerkannten und organisierten Bereich entwickelt.

Vor den letzten Jahren gab es die Rolle des digitalen Projektmanagers nicht wirklich. Es gab zwar Leute, die diese Tätigkeit ausübten, aber unter verschiedenen Bezeichnungen, wie z. B. Kundenbetreuer, Agenturgründer, Designer, Entwickler oder digitale Vermarkter.

Als der Bedarf an qualitativ hochwertigen digitalen Inhalten in allen Branchen zunahm, nahm der Begriff „digitaler Projektmanager“ Gestalt an.

Im Jahr 2013 veranstaltete Happy Cog seinen ersten jährlichen Digital Project Management Summit. Es war die erste Konferenz für Personen, die digitale Projekte in den USA verwalten. Es folgten ähnliche Konferenzen in anderen Ländern.

Die Teilnehmerzahl des ersten Gipfels war auf 150 Personen begrenzt. Nur fünf Jahre später zählte dieselbe Konferenz mehr als 300 Teilnehmer, also mindestens doppelt so viele wie bei der ersten Veranstaltung.

Top-Eigenschaften eines erfolgreichen digitalen Projektmanagers


Erfolgreiche Projektmanager haben eine Reihe von Eigenschaften, die sich aus ihrer Persönlichkeit, ihrer Ausbildung und ihren früheren Berufserfahrungen ergeben.

Zu den wichtigsten Eigenschaften eines guten digitalen Projektmanagers gehören:

Starke Kommunikationsfähigkeiten


Digitale Projektmanager müssen in der Lage sein, ihren Kollegen effektiv zuzuhören und auch ihre Sichtweise klar darzustellen. Kommunikation, ob mündlich, schriftlich oder auf andere Art und Weise, ist das wichtigste Mittel, um die Zusammenarbeit von Teams zu fördern.


Digitale Projektmanager müssen in der Lage sein, ihren Kollegen effektiv zuzuhören und auch ihre Sichtweise klar darzustellen. Kommunikation, ob mündlich, schriftlich oder auf andere Art und Weise, ist das wichtigste Mittel, um die Zusammenarbeit von Teams zu fördern.

Die Artikulation von Ideen und das Verständnis für abteilungsübergreifende Herausforderungen sind der Schlüssel zum effizienten Abschluss von Projekten.

Für einen DPM geht es bei der Kommunikation um weit mehr als seine eigenen zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Er muss ein Experte darin sein, die Kommunikation zwischen anderen Mitarbeitern zu erleichtern. Dies kann viele Formen annehmen. Erfolgreiche digitale Projektmanager stellen die Werkzeuge für eine schnelle und effektive Kommunikation bereit.

Die Art der Kommunikation hat sich im Jahr 2020 verändert, und so muss sich auch die Arbeitsweise digitaler Projektmanager ändern. Tools wie Zoom und Slack sind vielleicht nicht mehr nur nützlich, sondern unverzichtbar geworden.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass es in vielen Teams Mitglieder gibt, die nie einen Fuß in das Büro setzen. Es ist wichtig, dass diese Mitglieder genauso effektiv arbeiten können wie diejenigen, die persönlich anwesend sind, oder DPMs riskieren, die Talente ihrer Remote-Mitarbeiter zu vergeuden.

Verlässliche Ressource und Teamleiter


Führungskräfte wissen, wie sie ihr Team unterstützen und befähigen können. Sie respektieren die Teammitglieder und kümmern sich um sie, weil sie wissen, dass ein Projekt alle Fähigkeiten erfordert, die sie mitbringen. Führungskräfte sind Personen, auf die sich die Mitarbeiter verlassen können und denen sie vertrauen.

Sie sind dafür verantwortlich, dass Informationen, Pläne und die Organisation für die Ausführung dieser Pläne vorhanden sind. Führungspersönlichkeiten sind durchsetzungsfähig, aber sympathisch. Großartige Führungskräfte gehen mit gutem Beispiel voran, erledigen ihre Arbeit pünktlich, schätzen ihre Kollegen und schaffen eine positive Kultur, wenn Stress und Herausforderungen überwältigend erscheinen.

Das vielleicht Wichtigste für einen Teamleiter ist eine effektive Personalführung. Jeder Mitarbeiter ist anders. Jeder von ihnen benötigt eine andere Führung und auch eine andere Beziehung zu dieser Führungskraft.

Manche kommen zur Arbeit und bauen zwischenmenschliche Beziehungen auf, die sie nutzen, um ihr Arbeitsleben zu erleichtern. Andere arbeiten von 9 bis 17 Uhr und halten ihr Privatleben sehr getrennt. Keines von beiden ist falsch. Für einen eher introvertierten Mitarbeiter gibt es vielleicht nichts Schlimmeres als eine erzwungene Happy Hour nach Feierabend.

Die besten DPMs erkennen diese Unterschiede und verstehen, dass jeder von ihnen seine Berechtigung hat. Indem sie verstehen, wie ein Teammitglied mit seinen Führungskräften interagieren möchte, können Führungskräfte die für sie und den Mitarbeiter vorteilhafteste Beziehung aufbauen. Führungskräfte holen das Beste aus ihren Mitarbeitern heraus. Die Mitarbeiter erhalten das gewünschte Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben bzw. zwischen Führungskraft und Untergebenen.

Liebe zum Detail


Digitale Projekte sind wie große Puzzles. Und nicht nur das, Projektmanager haben in der Regel mehr als ein Projektpuzzle gleichzeitig zu lösen. Projektmanager sind verantwortlich für die Planung, die Zuweisung von Aufgaben, die produktive Leitung von Besprechungen und die Festlegung von Fristen für das Team. Wenn sich Änderungen ergeben, müssen die Projektmanager wissen, wie sich diese Änderungen auf den Zeitplan und die Ressourcen des Projekts auswirken.

Vielfältige Qualifikationen


Projektmanager kommen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Viele halten sich für einen Tausendsassa in der digitalen Welt. Erfolgreiche Projektmanager sind in der Regel mit Content Marketing, SEO, sozialen Medien, Analysen, HTML/CSS-Grundlagen, einfacher Fotobearbeitung und mehr vertraut. Darüber hinaus müssen digitale Projektmanager über Kenntnisse im Umgang mit bestimmter Software für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Präsentationen, Content Management, Lead-Generierung und mehr verfügen.

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Auswahl Projektmanagement-Software: Projektmanagement der Zukunft

auswahl Projektmanagement-software: Die Zukunft des Projektmanagements

  • Mehr als 80 % der Projektexperten geben an, dass KI einen Einfluss auf ihr Unternehmen hat.
  • Prädiktive Analysen werden den Projektmanagern bessere Daten liefern, die sie nutzen können.
  • Da fast 60 % der Projekte aus verteilten Teams bestehen, werden kollaborative Arbeitsbereiche in Projektmanagement-Suiten zunehmen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Projektmanagement-Software-Trends vor, die sich auf Ihre Arbeitsweise auswirken werden.

1. Künstliche Intelligenz

Dies sollte nicht überraschen – künstliche Intelligenz beeinflusst die Softwarewelt in praktisch jeder größeren Branche. Aber was bedeutet ihre Präsenz für das Projektmanagement jetzt und in Zukunft?

In einem PMI-Bericht über künstliche Intelligenz wurden sechs führende Technologien identifiziert, die bereits Auswirkungen haben oder voraussichtlich haben werden:

  • Entscheidungsmanagement
  • Tiefes Lernen
  • Experten-Systeme
  • Wissensbasierte Systeme
  • Maschinelles Lernen
  • Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

PMI weist auch darauf hin, dass die Technologie an sich nur die Hälfte der Gleichung ausmacht. Damit Unternehmen die KI in vollem Umfang nutzen können, muss sie mit menschlicher Mitarbeit gepaart werden.

PMI hebt mehrere Unterschiede zwischen Unternehmen hervor, die als KI-Innovatoren und Nachzügler gelten, wie in der folgenden Grafik dargestellt. Wenn Sie die positiven Merkmale verstehen und darauf hinarbeiten, wird Ihr Unternehmen besser auf die kommenden Veränderungen vorbereitet sein.

Trotz des großen Potenzials ist KI auf ihrer grundlegenden Ebene sehr technisch und komplex. Der erfahrene Projektmanager Audrius Zujus warnt vor KI im Projektmanagement: „Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass das Problem, das Sie zu lösen versuchen, keine ausgefeilte KI-Lösung erfordert“.

Mit anderen Worten: Wenn man auf KI drängt, weil sie im Trend liegt, kann das nach hinten losgehen, wenn der Erfolg eines Projekts nicht von der Anwesenheit der KI abhängt.

Am besten ist es, KI wie jede andere Technologie zu behandeln – nützlich, wenn sie richtig eingesetzt wird, aber nicht etwas, auf das man jedes Problem werfen kann.

2. Daten und Analytik

Obwohl viele Projektmanagementfunktionen bereits stark datengesteuert sind, sehen alle unsere Experten die Analytik als einen wichtigen Schwerpunkt für die Zukunft dieser Branche.

„Projektmanager müssen zahlreiche Finanzkennzahlen im Auge behalten“, erklärt er. „Da Projekte immer komplexer werden und Stakeholder auf mehreren Ebenen involvieren, besteht ein erhöhter Bedarf an integrierten Tools zur Leistungsverbesserung und integriertem Datenzugang.“

Wer sind der Meinung, dass viele Unternehmen auf Lösungen zurückgreifen müssen, die Projektmanagementfunktionen, Tools zur Leistungsverbesserung und eine ausgefeilte Lösung zur Analyse von Gesundheitsdaten umfassen.

3. Mehr kollaborative Arbeitsbereiche

Für viele Unternehmen ist Projektmanagement-Software ein Werkzeug, mit dem sie den Überblick über ihre Prozesse und Teams behalten. Viele Unternehmen arbeiten jedoch in anderen Systemen wie Google Drive oder Dropbox und nutzen ihr Projektmanagement-System als ausgefeilte Aufgabenliste.

Zucker erwartet jedoch mehr Arbeitsraum innerhalb von Projektmanagement-Lösungen, wenn er sagt: „Ein weiterer wichtiger Trend ist die Verlagerung zu Tools für das Management von Collaboration-Workspaces, die es Teams ermöglichen, online zu arbeiten und zusammenzuarbeiten. Diese Tools ermöglichen es entfernten oder verteilten Teams, Informationsradiatoren zu erstellen, die allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen.“

Laut Planview setzen sich 59 % aller Projekte aus verteilten Teams zusammen. Das macht die zentrale Zusammenarbeit noch wichtiger.

Zusammengefasst

Es ist eine spannende Zeit für das Projektmanagement. Technologische Fortschritte wie künstliche Intelligenz und Datenanalyse verbessern weiterhin die Arbeitsweise von Teams und führen zu besseren Projektergebnissen. Andere Trends wie Soft Skills und die zunehmende Betonung der Zusammenarbeit verweisen auf das menschliche Element, das für die erfolgreiche Durchführung von Projekten immer wichtig war und sein wird.

Es ist immer wichtig, an die Zukunft zu denken, bevor man eine Investition tätigt, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine neue Projektmanagement-Softwarelösung in Erwägung zieht.

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