Mit Hilfe der Zeiterfassung können Unternehmen nicht nur ihre Mitarbeiter zur Verantwortung ziehen, sondern auch Produktivität und Rentabilität überwachen und fördern. Sie ermöglicht eine genauere Beobachtung bestimmter Projekte und zeigt auf, wie die Zeit des Unternehmens genutzt wird und wo Verbesserungen möglich sind.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Zeiterfassungssoftware genau leistet, worauf Sie achten sollten und wie Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Lösung ermitteln können. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Liste der fünf besten Anwendungen zur Zeiterfassung für Mitarbeiter vor, die von den Experten von SelectHub bewertet wurden.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Projekt- und Zeiterfassungstools werden für unterschiedliche Zwecke eingesetzt. Sie sind in praktisch allen Branchen unverzichtbar, von der freiberuflichen Arbeit bis hin zu internationalen Unternehmen.
Die Zeiterfassung für Mitarbeiter bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Sie zentralisiert die Zeiterfassung und Stundennachweise und erstellt eine genauere Datenbank über abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit. Der große Unterschied zwischen der Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter und der übergreifenden T&A-Software ist jedoch die Fähigkeit, mehr als nur Ein- und Ausstempelungen zu erfassen. Bei der Zeiterfassung geht es darum, zu untersuchen, wie die Arbeitszeit verbracht wird, an welchen Projekten gearbeitet wird und wie effizient und produktiv der Betrieb ist.
Die meisten Softwareprogramme können die Aktivitäten und den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter nach Stunden, Projekten und Aufgaben sortieren. So erhalten die Manager einen Überblick darüber, wer wann woran arbeitet. Online-Zeiterfassungssoftware bietet ihnen auch eine Grundlage, um festzustellen, ob ihre Mitarbeiter so produktiv wie möglich sind.
Für Produktivitätsverluste gibt es eine ganze Reihe von Gründen, auf die wir hier nicht näher eingehen müssen. Wichtig ist nur, dass mangelnde Produktivität für ein Unternehmen teuer werden kann. Glücklicherweise gibt es oft einfache Lösungen für dieses Problem. Mit Apps und Software zur Mitarbeiterverfolgung können Unternehmen feststellen, wo die Defizite liegen und ob Abhilfemaßnahmen greifen.
Die wichtigsten Funktionen
Zeiterfassung
Es sollte nicht überraschen, dass der wichtigste Teil dieser Software die Zeiterfassung ist. Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich ein- und auszustempeln und ihre Stunden genau zu erfassen. Dies hilft bei der genauen Buchführung, der Finanzverwaltung und der Einhaltung des Arbeitsrechts, selbst bei Angestellten, die nicht auf Stundenzettel angewiesen sind.
Eine Zeiterfassungs-App sollte über eine intuitive, leicht zugängliche Stempeluhrfunktion verfügen. Sie sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitsstunden sichtbar und in Echtzeit zu erfassen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit zur Änderung und Korrektur von Stundenzetteln sowohl auf der Seite des Mitarbeiters als auch auf der des Managers mit einer Infrastruktur zur Überprüfung und Bestätigung von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Stundenzettel korrekt und mit genauen Informationen eingereicht werden.
Aktivitätsnachverfolgung
Vier von fünf Unternehmen überwachen die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in irgendeiner Form. Obwohl das Thema polarisiert, muss die Aktivitätsüberwachung nicht zwangsläufig mit der Überwachung von Mitarbeitern gleichgesetzt werden und hat auch nicht den kontroversen Beigeschmack.
Bei der Aktivitätsverfolgung kann es sich einfach darum handeln, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden und die bearbeiteten Projekte aufzeichnen. Auf diese Weise können Management und Verwaltung Ineffizienzen im Unternehmen und Verbesserungsmöglichkeiten aufdecken.
Es ist aber auch eine Möglichkeit für misstrauische Führungskräfte, tiefere Einblicke in die Art und Weise zu gewinnen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen: welche Websites sie besuchen, wie oft sie tippen und sogar wie ihre Bildschirme aussehen, indem sie Screenshots machen.
Letztendlich ist die Aktivitätsverfolgung ein wesentliches, aber anpassungsfähiges Merkmal. Es liegt an der Unternehmensleitung zu entscheiden, wie sie eingesetzt werden soll.
Projektverwaltung
Die Projektverfolgung hilft dem Management bei der Bewertung seiner Prozesse auf der Ebene von Mitarbeitern und Aufgaben. Einzelne Projekte können in Bezug auf die aufgewendete Zeit, die eingesetzten Mitarbeiter und die erzielten Fortschritte verfolgt werden. Sie kann auch Hilfskomponenten wie die Verfolgung der Auftragskosten umfassen.
Die Verflechtung von Projektmanagement und Zeitmanagement der Mitarbeiter hilft den Managern nicht nur, die Leistung der Mitarbeiter besser zu überwachen, sondern erhöht auch die Genauigkeit der Rechnungsstellung und die allgemeine Betriebskenntnis. Mit der Zeit werden wiederholte Projekte informierter, und die Unternehmen können Auftraggebern und Kunden genauere Prognosen übermitteln.
Außerdem bietet es eine Grundlage für die Bewertung der Mitarbeiter. Wenn ein Projekt zu lange dauert oder zu viel kostet, kann der Arbeitgeber beginnen, die Ursache zu untersuchen. Gegebenenfalls können sie auf Mitarbeiterebene untersucht werden.
Berichterstattung
Was nützen alle Informationen, wenn man sie nicht interpretieren kann? Das Berichtswesen ist eine Schlüsselkomponente der Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter. Dies kann in Form von Dashboards, Dateiberichten oder Diskrepanzmarkierungen bei verdächtigen Zeiterfassungseinträgen und ähnlichen Ereignissen geschehen.
Firmenspezifische Funktionen
Natürlich ist jedes Unternehmen anders und hat andere Bedürfnisse. Wenn Ihr Unternehmen mehr im Außendienst und weniger im Büro tätig ist, brauchen Sie wahrscheinlich keine Screenshots und Tastatureingaben zu protokollieren. Sie legen mehr Wert auf GPS-Tracking, Offline-Funktionen und spezifischere Projektmanagement-Funktionen.
Je nach Größe Ihres Mitarbeiterstamms sind Sie vielleicht auch mehr an der Automatisierung von Aufgaben interessiert. Ein kleineres Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern bedeutet, dass die Geschäftsleitung Zeit hat, jeden Stundenzettel einzeln auf Fehler zu überprüfen und diese persönlichen Gespräche zu führen. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten hingegen kann sich möglicherweise nicht um jeden einzelnen Stundenzettel kümmern und benötigt eine Software, die intelligent genug ist, um Berichte ohne menschliche Interaktion zu untersuchen.
